Oppsummering systemgruppa

Arbeidsgruppe
Jørgen Hovde (Andebu)
Veslemøy Grinde (Sandefjord)
Wenche Roald Naas (Stokke)

Oppgave
Kartlegge praksis på de tre bibliotekene. Utrede problemstillinger og tidsperspektiv knyttet til overgang til Bibliofil. Samkjøring av katalogdata, rydding av låneregistrene. Vurdere utlånsautomatikk på enhetene.

image2

Arbeid

Systemgruppa startet arbeidet i august 2016 og har hatt flere møter for å kartlegge situasjonen på enhetene og vurdere ulike problemstillinger knyttet til system og IT.

Gruppa jobbet under klare føringer, siden styringsgruppa allerede hadde vedtatt at Bibliofil skulle være felles system for bibliotekene i nye Sandefjord. Gruppa hadde tidlig møte med utvikleren Bibliotek-Systemer.

Anbefalinger

Systemgruppa har jobbet praktisk og til dels svært detaljorientert med en rekke små og store problemstillinger knyttet til system og IT, og en rekke av gruppas anbefalinger og føringer knyttet til ulike rutiner er fortløpende blitt tatt til følge på enhetene. Det har hele tiden vært overordnet å implementere helhetlige løsninger og å samkjøre enhetene.

Gruppa har i stor grad jobbet med å finne ut hvordan bibliotekene i praksis skal implementere løsninger vedtatt av lederteamet.

Gruppa har utarbeidet oversikt over hva Sandefjordbibliotekene skal ha av rutiner og begynt å jobbe mot dem. Framover må det prioriteres å sette klare rammer slik at vi får felles rutiner på plass.

Å slå sammen biblioteksystemene er en måte å tilrettelegge for at andre rutiner og arbeidsoppgaver kan løses på nye måter, for eksempel felles innkjøp og samling av arbeidsoppgaver knyttet til katalogisering av bøker. Fortsett å lese «Oppsummering systemgruppa»

Reklamer

Møte i systemgruppa 16. desember

Tidspunkt: Fredag 16. desember
Sted: Stokke bibliotek
Til stede: Veslemøy Grinde, Jørgen Hovde og Wenche Roald Naas

bibl

1. Referat

Referatet fra forrige møte ble gjennomgått.

2. E-post

Det er opprettet nye e-postadresser for bibliotekenhetene i Stokke og Andebu.
Stokke bibliotek: stokkebib@sandefjord.kommune.no
Andebu bibliotek: andebubib@sandefjord.kommune.no

Sandefjord bibliotek beholder sin gamle adresse: bibliotek@sandefjord.kommune.no

De ansatte i Andebu og Stokke får e-postadresser på samme form:
[fornavn].[etternavn]@sandefjord.kommune.no.

De gamle adressene blir uvirksomme fra 1. januar 2017. Det blir ikke noen overlapp-periode. Systemgruppa undrer på om dette er riktig, siden vi jo er en offentlig institusjon. Fortsett å lese «Møte i systemgruppa 16. desember»

Veien mot felles biblioteksystem

Andebu og Stokke bytter til Bibliofil

I løpet av våren 2017 skal bibliotekene i Andebu og Stokke bytte biblioteksystem fra Micromarc til Bibliofil. Mandag 26. september hadde arbeidsgruppa for system et møte med Bibliofil-utvikleren Bibliotek-Systemer AS i Larvik for planlegge veien mot et felles biblioteksystem med felles database for bibliotekenhetene i nye Sandefjord.

motet2l
VED MØTEBORDET: Fra venstre: Veslemøy Grinde, Wenche Roald Naas, Jørgen Hovde, Ola Thori Kogstad, Reidar Bjerkseth, Gunnar Monsen og Henriette Thoner.

Til stede:
Jørgen Hovde (Andebu bibliotek)
Veslemøy Grinde (Sandefjord bibliotek)
Wenche Roald Naas (Stokke bibliotek)
Ola Thori Kogstad (daglig leder og systemsjef i Bibliotek-Systemer)
Reidar Bjerkseth (salgssjef i Bibliotek-Systemer)
Gunnar Monsen (teknisk sjef i Bibliotek-Systemer)
Henriette Thoner (økonomimedarbeider/prosjektkoordinator i Bibliotek-Systemer) Fortsett å lese «Veien mot felles biblioteksystem»

Møte i systemgruppa 13. september

Tidspunkt: Tirsdag 13. september
Sted: Andebu bibliotek
Til stede: Jørgen Hovde, Veslemøy Grinde og Wenche Roald Naas

selvbetjening

Systemgruppa tok for seg referatet fra forrige møte og gikk videre inn på flere av punktene. Numrene i parantes viser til tilsvarende sak i forrige referat.

1. Referat

Referatet fra forrige møte ble gjennomgått og godkjent.

2. E-post

Alle tre bibliotekene har i dag en generell «skranke-e-post». I Andebu og Stokke mottas meldinger skrevet i Meg og mitt i en egen meldingsboks i Micromarc. Fortsett å lese «Møte i systemgruppa 13. september»

Møte i systemgruppa 23. august

Tidspunkt: Tirsdag 23. august
Til stede: Jørgen Hovde, Veslemøy Grinde og Wenche Roald Naas

image2

Anbefalingene i det følgende referatet er ikke endelige, men et tidlig utkast på hva vi tror blir anbefalingen.

1.) Arbeidsgruppas oppgaver

  • Arbeidsgruppa skal komme med en anbefaling for prosessen med å samkjøre biblioteksystemene.
  • Arbeidsgruppa skal anbefale løsninger på forskjellig praksis og utfordringer i forbindelse med konverteringa.
  • Der det er mulig og naturlig skal det også presenteres alternative løsninger i tillegg til den anbefalte.

Fortsett å lese «Møte i systemgruppa 23. august»

Arbeidsgruppe for system

Består av:

  • Jørgen Hovde (Andebu)
  • Veslemøy Grinde (Sandefjord)
  • Wenche Roald Naas (Stokke)

Skal se på:

  • Kartlegging av praksis i dag på de tre bibliotekene.
  • Problemstillinger knyttet til overgang til Bibliofil.
  • Hva finnes av utlånsautomatikk (inn- og utlånsmaskiner)?
  • Hva må til for å få på plass et nytt, felles system? Og hva haster ikke?
  • Samkjøring av katalogdata.
  • Rydding i låneregistrene. Det er bestemt at lånere som ikke har vært aktive på tre år skal slettes. Samtidig skal alle gamle, lokale kort byttes med nye, nasjonale kort.
  • Tidsperspektiv.

Gruppa skal komme med anbefalinger på hva som må til og hva som kan vente ved overgang til nytt, felles system. Gruppa anbefales også å legge frem alternative vurderinger.