Møte i mediegruppa 25. august

Tidspunkt: Fredag 25. august 2017
Sted: Sandefjord bibliotek
Til stede: Anette Østad, Hanne Ottoson og Jørgen Hovde

12248007_979530692108757_700403433446783459_o

 

Anbefalinger/vedtak
Mottak, katalogisering og innkjøp

Etter grundig diskusjon ser vi følgende løsninger som gode og ressursutnyttende alternativer til dagens praksis:

Katalogisering og mottak av bøker

Rutinene med katalogisering og registrering av bøker flyttes til Sandefjord. Både katalogisering og klargjøring utføres av samme person og i samme prosess.

Det opprettes et team som håndterer disse oppgavene. Personalressurs fra både Stokke og Andebu deltar i arbeidet med katalogisering og registrering av bøker.

Innkjøp

Innkjøpet sentraliseres.

To personer blir innkjøpsansvarlig for voksenlitteratur. To personer blir innkjøpsansvarlig for barnelitteratur. Utvelgelse av litteratur og innkjøp gjøres samtidig. Dette inkluderer også lydbøker.

Ute i bibliotekene skal man ikke bedrive innkjøp, men det må være en klar retningslinje at ønsker fra publikum kjøpes inn.

Innkjøp av film legges til en person som har kompetanse innenfor film, for alle tre bibliotek.

Ikke diskutert: Tidsskrifter

Reklamer

Møte i markedsføringsgruppa 29. august

Tidspunkt: Tirsdag 29. august 2017
Sted: Andebu bibliotek
Til stede: Wenche Roald Naas, Kirsten Muhle og Thomas Overvik

pingle-2

1. Markedsføring for ETT bibliotek

I hvor stor grad skal vi som jobber med markedsføring tenke Sandefjordbibliotekene under ett? Et konkret eksempel: Er det de ansatte på Sandefjord bibliotek sitt ansvar å framsnakke bibliotekenhetene i Stokke og Andebu til aviser og brukere? For framsnakker de andre bibliotekenhetene Sandefjord?

I teorien, og med utgangspunkt i de overordnede målene for sammenslåingsprosessen, synes svaret klart: Sandefjordbibliotekene er ett bibliotek, og dette skal gjenspeiles i hvordan vi tenker, jobber og fremstår utad.

I praksis, og til tross for at vi i en lengre periode har hatt felles program, er markedsføringen i dag fremdeles ikke veldig samkjørt. Vi arbeider fra hver vår tue, og kommunikasjon og samarbeid mellom enhetene er tilfeldig og improvisert. Ansvarsområdene er lite klarlagte og defineres fortsatt ut fra tilhørighet til enhet.

Noe av dette skyldes nok at det tar tid å endre hvordan den enkelte føler tilhørighet, fra ansatt på Stokke, Andebu eller Sandefjord bibliotek til å være del av Sandefjordbibliotekene. Likevel synes det å være rom for forbedringer gjennom å omorganisere markedsføringsarbeidet og klart definere ansvarsområder på tvers av enhetene. Fortsett å lese «Møte i markedsføringsgruppa 29. august»

Møte i arrangementsgruppa 6. juni

Tidspunkt: Tirsdag 6. juni
Til stede: Beatrice Tessmer, Jørgen Hovde, Hanne Ottoson og Kirsten Muhle

_DSC0378

Gruppas anbefaling

  • Gruppa anbefaler felles booking av arrangementer. Det skal være klare rutiner for rammene for hvordan arbeidet skal være. Faste dager tilgjengelig med tidspunkt.
  • Arrangementsgruppa v/ Beatrice og Kirsten får full myndighet til å booke arrangementer for alle enhetene, men det må være jevnlig dialog om aktiviteten i Andebu og Stokke.
  • Deretter sendes e-post med info om det kommende arrangementet. Det blir opp til den enkelte enhet å rigge til arrangementet.
  • Plakater til arrangementer booket i Andebu lages av Andebu.
  • Arrangementsgruppa skal ha faste møter en gang i måneden.

Fortsett å lese «Møte i arrangementsgruppa 6. juni»

Oppsummering ledermøter

Oppsummering fra februar til mai

Styringsgruppa har ikke hatt møter etter januar, og saker som tidligere ville blitt tatt opp her, tas nå i stedet opp på de faste ledermøtene (med enhetsledere og seksjonsleder). Det vil ikke bli lagt ut fulle referater fra disse møtene, siden de i stor grad omhandler saker som ikke har direkte relevans til sammenslåingen og prosjektet «Hvordan 1+1+1 = mer enn 3!». Her følger imidlertid en oppsummering av sakene som vurderes som relevante.

Hus

Navn

  • Formelt i kommunen benevnes bibliotekene samlet som «Sandefjord kommune seksjon bibliotek».
  • På neste nivå kommer enhetene, som skal omtales som «Andebu bibliotek», «Stokke bibliotek» og «Sandefjord bibliotek».
  • Utad (i markedsføring, mot media, i brosjyrer og annet materiell) skal bibliotekene samlet benevnes som «Sandefjordbibliotekene». Fortsett å lese «Oppsummering ledermøter»

Møte i markedsføringsgruppa 17. mars

Tidspunkt: Fredag 17. mars 2017
Sted: Andebu bibliotek
Til stede: Wenche Roald Naas, Kirsten Muhle og Thomas Overvik

_DSC0334

1.) Kartlegging av nåværende praksis

Stokke

Markedsføring av arrangement på Stokke bibliotek skjer med utgangspunkt i et detaljert skjema med konkrete datoer for når opplysninger skal legges ut på sosiale medier og plakater være klare etc.

 

Facebook

  • Arrangementet legges ut som «arrangement» én måned før det går av stabelen.
  • Utfyllende informasjon og plakat legges ut som vanlig innlegg 1-2 uker før.
  • Det postes en påminnelse på dagen for arrangementet.
  • Tidsplan-funksjonen brukes for å legge klar innlegg med ulike fremtidige publiseringsdatoer.
  • Arrangement deles også på den offisielle siden til Sandefjord kommune.
  • Facebook benyttes også til annen informasjon om biblioteket, boktips, etc.

 

Hjemmeside

  • Arrangement listes på den midlertidige kommunale nettsiden til Stokke bibliotek.

 

Fortsett å lese «Møte i markedsføringsgruppa 17. mars»

Møte i arrangementsgruppa 17. februar

Tidspunkt: Tirsdag 17. februar 2017
Sted: Stokke bibliotek
Til stede: Hanne Ottoson, Inger Sofie Frog Austnes, Kirsten Muhle  og Jørgen Hovde

_dsc0331-copy

1. Referat

Referatet fra forrige møte ble gjennomgått.

2. Arenamidler

Bibliotekene i Sandefjord kommune har fått tildelt 400.000 kroner i arenamidler fra Nasjonalbiblioteket. Midlene deles i to.

  • 200.000 kroner skal gå til arrangement på alle tre enhetene. Den samlede arrangementsgruppa styrer over disse pengene. Midlene skal brukes til å styrke aktiviteten i Andebu og Stokke i forhold til tidligere år samt opprettholde aktiviteten i Sandefjord.
  • 200.000 er øremerket arenautvikling/ombygging, først og fremst i Sandefjord. Bibliotekenheten i Sandefjord styrer over denne potten. Arrangementsgruppas medlemmer fra Sandefjord og andre som jobber med prosjektet, avklarer bruken nærmere med bibliotekets ledelse.

Fortsett å lese «Møte i arrangementsgruppa 17. februar»