Oppsummering arrangementsgruppa

Arbeidsgruppe
Hanne Ottoson (Stokke)
Beatrice Tessmer (Sandefjord)
Kirsten Muhle (Sandefjord)
Jørgen Hovde (Andebu)

Oppgave
Kartlegge tidligere praksis for arrangementer på de tre enhetene og finne gode rutiner og løsninger for fremtidig arbeid på området.

Blåbær

Arbeid

Arrangementsgruppa startet arbeidet tidlig i september 2016 og var tidlig ute med å se arrangementer som et område med gode muligheter for samordning mellom de tre bibliotekene.

Det er blitt gjennomført flere møter for å kartlegge hvordan man jobbet med arrangementer på de forskjellige bibliotekene.

I tillegg til møtene har gruppa kommunisert på e-post. Gruppa har hatt idédugnader, jobbet med å konkretisere problemstillingene Sandefjordbibliotekene står overfor – og har prøvd og feilet litt.

Anbefalinger

Permanent arrangementsgruppe
Det opprettes en arrangementsgruppe bestående av representanter fra alle bibliotekenhetene. To medlemmer, som har definert arbeidsoppgaver med arrangementer fra Sandefjord, utgjør et arbeidsutvalg.

Arrangementsgruppa skal ha faste møter en gang i måneden.

Kartlegging av samarbeidsmuligheter
Arrangementsgruppa får i oppdrag å kartlegge mulighetene for mer samarbeid med frivillige personer, lag og foreninger for å støtte opp om arrangementsvirksomheten til seksjonen.

Felles booking
Arrangementsgruppa anbefaler felles booking av arrangementer. Det skal være klare rutiner og rammer for arbeidet, og arrangementer bookes inn til faste dager med tidspunkter det er avklart at det er kapasitet.

Arrangementsgruppa ved Beatrice og Kirsten får full myndighet til å booke arrangementer for alle enhetene, men det må være jevnlig dialog om aktiviteten i Andebu og Stokke. Deretter sendes e-post med info om det kommende arrangementet. Det blir opp til den enkelte enhet å rigge til arrangementet. Fortsett å lese «Oppsummering arrangementsgruppa»

Reklamer

Møte i arrangementsgruppa 6. juni

Tidspunkt: Tirsdag 6. juni
Til stede: Beatrice Tessmer, Jørgen Hovde, Hanne Ottoson og Kirsten Muhle

_DSC0378

Gruppas anbefaling

  • Gruppa anbefaler felles booking av arrangementer. Det skal være klare rutiner for rammene for hvordan arbeidet skal være. Faste dager tilgjengelig med tidspunkt.
  • Arrangementsgruppa v/ Beatrice og Kirsten får full myndighet til å booke arrangementer for alle enhetene, men det må være jevnlig dialog om aktiviteten i Andebu og Stokke.
  • Deretter sendes e-post med info om det kommende arrangementet. Det blir opp til den enkelte enhet å rigge til arrangementet.
  • Plakater til arrangementer booket i Andebu lages av Andebu.
  • Arrangementsgruppa skal ha faste møter en gang i måneden.

Fortsett å lese «Møte i arrangementsgruppa 6. juni»

Møte i arrangementsgruppa 17. februar

Tidspunkt: Tirsdag 17. februar 2017
Sted: Stokke bibliotek
Til stede: Hanne Ottoson, Inger Sofie Frog Austnes, Kirsten Muhle  og Jørgen Hovde

_dsc0331-copy

1. Referat

Referatet fra forrige møte ble gjennomgått.

2. Arenamidler

Bibliotekene i Sandefjord kommune har fått tildelt 400.000 kroner i arenamidler fra Nasjonalbiblioteket. Midlene deles i to.

  • 200.000 kroner skal gå til arrangement på alle tre enhetene. Den samlede arrangementsgruppa styrer over disse pengene. Midlene skal brukes til å styrke aktiviteten i Andebu og Stokke i forhold til tidligere år samt opprettholde aktiviteten i Sandefjord.
  • 200.000 er øremerket arenautvikling/ombygging, først og fremst i Sandefjord. Bibliotekenheten i Sandefjord styrer over denne potten. Arrangementsgruppas medlemmer fra Sandefjord og andre som jobber med prosjektet, avklarer bruken nærmere med bibliotekets ledelse.

Fortsett å lese «Møte i arrangementsgruppa 17. februar»

Møte i arrangementsgruppa 16. desember

Tidspunkt: Fredag 16. desember
Sted: Stokke bibliotek
Til stede: Beatrice Tessmer, Hanne Ottoson og Jørgen Hovde

morke-skygger-copy

1. Utstilling, søppelplukkerlaget

  • Sandefjord søppelplukkerlag skal ha utstilling på Sandefjord bibliotek i april.
  • Utstillingen kan også være aktuell for enhetene i Stokke og Andebu, men på grunn av plassbegrensninger må det nødvendigvis bli snakk om mindre versjoner.
  • Søppelplukkerlaget koordinerer arbeidet selv.

2. Program

  • Arrangementsgruppa gikk gjennom programmet for desember og januar. Her er det listet arrangementer for alle tre enhetene.
  • Arrangementsgruppa drodlet om arrangementer fremover.
  • Det nye programmet skal være klart til 10. januar 2017.
  • Alle enhetene har allerede en del arrangementer klare for februar og mars.

Fortsett å lese «Møte i arrangementsgruppa 16. desember»

Møte i arrangementsgruppa 21. oktober

Tidspunkt: Torsdag 21. oktober
Sted: Sandefjord bibliotek
Til stede: Beatrice Tessmer, Kirsten Muhle, Hanne Ottoson og Jørgen Hovde

blabaer

1. Referat

Vi gikk gjennom referatet fra forrige møte i gruppa.

2. Utvidelse av arrangementsgruppa

Arrangementsgruppa i Sandefjord utvides med Hanne fra Stokke og Jørgen fra Andebu. Fortsett å lese «Møte i arrangementsgruppa 21. oktober»

Møte i arrangementsgruppa 23. september

Tidspunkt: Fredag 23. september
Sted: Andebu bibliotek
Til stede: Beatrice Tessmer, Jørgen Hovde og Hanne Ottoson
pingle-2

1. Referat fra forrige møte

Referatet fra forrige møte ble gjennomgått og godkjent med noen små korrigeringer.

2. Arenautviklingsmidler – søknad til NB

Jørgen hadde kladdet søknad til NB om arenautviklingsmidler. Vi gjennomgikk denne og ble enige om innhold. Jørgen sender utkast til Beatrice og Hanne før endelig versjon sendes nasjonalbiblioteket. Søknaden legges også fram for styringsgruppa, som har møte 27. september.

3. Veien videre mot felles program for nye Sandefjord bibliotek

Hovedmål: Mest mulig arbeid samordnes for å utnytte ressursene best mulig. Vi ønsker dessuten å fremstå som en så profesjonell arrangementsaktør som mulig. Fortsett å lese «Møte i arrangementsgruppa 23. september»

Møte i arrangementsgruppa 9. september

Arrangementsgruppa har kartlagt nåværende praksis og legger frem sine første anbefalinger

Tidspunkt: Fredag 9. september
Sted: Stokke bibliotek
Til stede: Beatrice Tessmer, Jørgen Hovde og Hanne Ottoson

image1

1.Klargjøring av mandat

Møtet ble startet med en klargjøring av oppgavene og mandatet som ligger til grunn, som definert av styringsgruppa.

2. Kartlegging av nåværende praksis

Sandefjord:


Praktisk / lokalitet

  • Det er stoler til 150 besøkende.
  • «Litteraturhjørnet» blir brukt til arrangementer, der utstyret rigges frem og tilbake. Det er investert i moderne lydutstyr, som styres gjennom en iPad/miksepult. Ikke alle har fått opplæring i å bruke det nye utstyret, men på sikt skal flere mestre det.
  • Det jobbes med en løsning der utstyret er fastmontert i taket, sånn at man slipper å rigge frem og tilbake.

 

Fortsett å lese «Møte i arrangementsgruppa 9. september»