Sluttrapport

Hus

Mål for prosjektet:

  • Hjelpe bibliotekene i Andebu, Sandefjord og Stokke til å kunne gjennomføre dannelsen av et nytt bibliotek i Nye Sandefjord og samtidig være en erfaringsbank for andre.
    • Bygge opp en erfaringsbank i form av en blogg for bibliotek i kommunesammenslåingsprosess med erfaringer fra Nye Sandefjord. Erfaringsbanken kan munne ut i en strategi for bibliotek i kommuner som slås sammen.
    • Identifisere og dokumenterer problemstillinger, og vurdere mulige løsninger, som ligger til grunn for at biblioteket skal styrke og oppfylle sin rolle som lokal kultur- og stedsutvikler i Andebu, Sandefjord og Stokke (Forhandlingsutvalgets utredning 2015).
    • Dokumentere prosessen og dokumentere erfaringer.

Rapportsammendrag:

Andebu, Sandefjord og Stokke kommune dannet ny kommune 1. januar 2017. Kommunens navn ble Sandefjord kommune. I den forbindelsen søkte Andebu, Sandefjord og Stokke bibliotek om utviklingsmidler fra Nasjonalbiblioteket for å kartlegge, hjelpe og forsterke prosessen med sammenslåinga. Prosjektets innhold og aktiviteter er å identifisere og dokumentere problemstillinger som biblioteket står ovenfor som en følge av kommunesammenslåing. Det skal også diskuteres mulige løsninger ut fra et overordnet mål om å ivareta og styrke bibliotekets rolle som lokal kulturutvikler.

Hovedfokuset til prosjektet har vært å drifte bloggen www.sasbib.no. Vi tolket vår oppgave med prosjektet å bruke bloggen til både intern informasjonskanal, samt å bygge opp en erfaringsbank for andre bibliotek som er i samme prosess. Derfor har målgruppene vært ansatte i Sandefjordbibliotekene og ansatte i andre bibliotek.

Det ble satt ned en styringsgruppe bestående av biblioteksjefene i de tre bibliotekene. Høsten 2016 ble det nye organisasjonskartet bestemt og ledere innplassert. Styringsgruppa fortsatte som ledergruppa til bibliotekseksjonen, bestående av seksjonsleder og tre enhetsledere. Det daglige arbeidet med prosjektet ble ledet av en prosjektleder. Den betydelig del av arbeidsmengden har blitt gjort av bloggansvarlig. Det ble også opprettet arbeidsgrupper innenfor følgende områder: bli kjent, system, arrangement, medie, markedsføring, formidling og arbeidsorganisering. Arbeidsgruppene hadde som oppgave å kartlegge de forskjellige ansvarsområdene, for deretter å levere en oppsummering av arbeidet og en anbefaling på hvordan bibliotekfusjonen kan gi en effekt for bibliotekseksjonen.

Det ble også gjennomført intervjuer med nøkkelpersoner og interessenter av biblioteket. Det ble laget reportasjer med blant annet temperaturmålinger i personalgruppene på de tre bibliotekene. Mot slutten av prosjektperioden ble det også gjort en henvendelse på epostlista biblioteknorge for å få inn spørsmål som andre lurer på om sammenslåing. I tillegg ble det sendt ut spørsmål til alle ansatte for å tilbakemelding på hvordan prosessen med å danne nytt bibliotek har vært og hvilke erfaringer vi kan dele til andre bibliotek.

All aktivitet på bloggen har hatt fokus på å jobbe mot måloppnåelse. Målene til prosjektet handler om å hjelpe, dokumentere, bygge opp erfaringsbank, blogg, identifisere, osv. Ved systematisk kartleggingsarbeid gjort av arbeidsgruppene og i tillegg ved å gjøre undersøkelser har vi klart å få til en god måloppnåelse. Vi har ikke latt prosjektet direkte munne ut i en strategi for andre, men ved å tilgjengeliggjøring hvordan vi har jobbet og til slutt anbefalingene vil andre bibliotek ha tilgjengelig informasjon som kan gjøre deres prosesser enklere og samtidig ha et erfaringsgrunnlag for å finne løsninger som gjør at man får en bedre utnyttelses av ressursene.

Prosjektet er i hovedsak avsluttet. Anbefalingene kommer til å bli brukt som hovedgrunnlag i veien videre i organiseringa av Sandefjordbibliotekene. Vi har mange anbefalinger der vi ser at ressursutnyttelsen fra tidligere tre bibliotek er mer enn tre. Når oppgaver kan sentraliseres og det samtidig gis rom for å ha et godt tilbud på alle bibliotekene frigjøres ressurser for å ha en økt aktivitet, målrettet formidling og rom for drive med lokal kulturutvikling.

Reklamer