Oppsummering arrangementsgruppa

Arbeidsgruppe
Hanne Ottoson (Stokke)
Beatrice Tessmer (Sandefjord)
Kirsten Muhle (Sandefjord)
Jørgen Hovde (Andebu)

Oppgave
Kartlegge tidligere praksis for arrangementer på de tre enhetene og finne gode rutiner og løsninger for fremtidig arbeid på området.

Blåbær

Arbeid

Arrangementsgruppa startet arbeidet tidlig i september 2016 og var tidlig ute med å se arrangementer som et område med gode muligheter for samordning mellom de tre bibliotekene.

Det er blitt gjennomført flere møter for å kartlegge hvordan man jobbet med arrangementer på de forskjellige bibliotekene.

I tillegg til møtene har gruppa kommunisert på e-post. Gruppa har hatt idédugnader, jobbet med å konkretisere problemstillingene Sandefjordbibliotekene står overfor – og har prøvd og feilet litt.

Anbefalinger

Permanent arrangementsgruppe
Det opprettes en arrangementsgruppe bestående av representanter fra alle bibliotekenhetene. To medlemmer, som har definert arbeidsoppgaver med arrangementer fra Sandefjord, utgjør et arbeidsutvalg.

Arrangementsgruppa skal ha faste møter en gang i måneden.

Kartlegging av samarbeidsmuligheter
Arrangementsgruppa får i oppdrag å kartlegge mulighetene for mer samarbeid med frivillige personer, lag og foreninger for å støtte opp om arrangementsvirksomheten til seksjonen.

Felles booking
Arrangementsgruppa anbefaler felles booking av arrangementer. Det skal være klare rutiner og rammer for arbeidet, og arrangementer bookes inn til faste dager med tidspunkter det er avklart at det er kapasitet.

Arrangementsgruppa ved Beatrice og Kirsten får full myndighet til å booke arrangementer for alle enhetene, men det må være jevnlig dialog om aktiviteten i Andebu og Stokke. Deretter sendes e-post med info om det kommende arrangementet. Det blir opp til den enkelte enhet å rigge til arrangementet. Fortsett å lese «Oppsummering arrangementsgruppa»

Reklamer

Oppsummering mediegruppa

Arbeidsgruppe:
Anette Østad (Sandefjord)
Hanne Ottoson (Stokke)
Jørgen Hovde (Andebu)

Oppgaver:
Se på de fysiske forholdene rundt innkjøp og mottak av medier. Kartlegge praksis og komme med anbefalinger om fremtidig praksis.

Merkelapper

Arbeid

Arbeidsgruppa ble nedsatt høsten 2016 og har siden hatt flere møter for å kartlegge gammel og utarbeide ny praksis for innkjøp, mottak og katalogisering av materiell. Våren 2017 reiste gruppa på studietur til Trondheim.

Anbefalinger

Medievalg
Andebu og Stokke har medievalgspakker for både barn og voksne. Det må vurderes om det er hensiktsmessig med medievalg i Sandefjord også. Noe av budsjettet for alle enhetene skjermes til individuelle kjøp.

Katalogisering og mottak av bøker
Rutinene med katalogisering og registrering av bøker flyttes til Sandefjord. Både katalogisering og klargjøring utføres av samme person og i samme prosess.

Det opprettes et team som håndterer disse oppgavene. Personalressurs fra både Stokke og Andebu deltar i arbeidet med katalogisering og registrering av bøker.

I løpet av høsten må en gruppe, satt sammen av ansatte som jobber med mottak og katalogisering på alle enhetene, ta en rundtur og kartlegge praksis for fysisk merking og hylleorganisering på bibliotekene. De må deretter legge frem en anbefaling for helhetlig merking.

På sikt må arealer tilrettelegges så logistikken for både katalogisering og mottak av bøker gjøres på en effektiv måte.

Fagbøker barn og ungdomsbøker til Stokke katalogiseres og klargjøres i Stokke. Fortsett å lese «Oppsummering mediegruppa»

Møte i mediegruppa 25. august

Tidspunkt: Fredag 25. august 2017
Sted: Sandefjord bibliotek
Til stede: Anette Østad, Hanne Ottoson og Jørgen Hovde

12248007_979530692108757_700403433446783459_o

 

Anbefalinger/vedtak
Mottak, katalogisering og innkjøp

Etter grundig diskusjon ser vi følgende løsninger som gode og ressursutnyttende alternativer til dagens praksis:

Katalogisering og mottak av bøker

Rutinene med katalogisering og registrering av bøker flyttes til Sandefjord. Både katalogisering og klargjøring utføres av samme person og i samme prosess.

Det opprettes et team som håndterer disse oppgavene. Personalressurs fra både Stokke og Andebu deltar i arbeidet med katalogisering og registrering av bøker.

Innkjøp

Innkjøpet sentraliseres.

To personer blir innkjøpsansvarlig for voksenlitteratur. To personer blir innkjøpsansvarlig for barnelitteratur. Utvelgelse av litteratur og innkjøp gjøres samtidig. Dette inkluderer også lydbøker.

Ute i bibliotekene skal man ikke bedrive innkjøp, men det må være en klar retningslinje at ønsker fra publikum kjøpes inn.

Innkjøp av film legges til en person som har kompetanse innenfor film, for alle tre bibliotek.

Ikke diskutert: Tidsskrifter

Oppsummering markedsføringsgruppa

Arbeidsgruppe:
Wenche Roald Naas (Stokke)
Kirsten Muhle (Sandefjord)
Thomas Overvik (Andebu)

Oppdrag:
Kartlegge tidligere praksis for markedsføring på de tre enhetene og finne gode rutiner og løsninger for fremtidig arbeid på området.

Hus

Arbeid

Markedsføringsgruppa ble nedsatt relativt sent i prosessen og etter at arrangementsgruppa allerede hadde sett på en del spørsmål tilknyttet området. Blant annet ble avgjørelse om felles programhefte tatt av arrangementsgruppa.

Markedsføringsgruppa har møttes to ganger etter at den ble nedsatt våren 2017, 17. mars og 29. august. Oppsummeringen ble skrevet i forbindelse med det siste møtet.

I tillegg har vi hatt noe kontakt med hverandre i forbindelse med konkrete markedsføringsoppgaver.

Anbefalinger

1 – Samling av oppgaver
Markedsføringsgruppa anbefaler at alt markedsføringsarbeid samles og utføres av én markedsføringsansvarlig eller -gruppe. Dette forutsetter imidlertid at det frigjøres/opprettes en dedikert stilling som har ansvar for og kapasitet til å utføre jobben helt på tvers av enhetene.

Eventuelt må markedsføringsarbeid gjennomføres som i dag, med selvstendig ansvar for markedsføring på hver enkelt enhet, men med mål om mer samkjøring og kommunikasjon mellom de ansvarlige.

2 – Facebook
Markedsføringsgruppa finner det mest hensikstmessig at enhetene beholder hver sin Facebook-side og ansvaret for å oppdatere disse, siden Facebook-sidene i stor grad er rettet mot brukere i den enkelte enhetens nærmiljø.

Felles profil gjennom bannere merket «Sandefjordbibliotekene» er likevel en mulighet.

Hvis markedsføringsansvar samles under én ansatt eller gruppe, vil det være naturlig at vedkommende oppdaterer alle enhetenes sider med kommende arrangementer.

Arrangementer bør opprettes på Facebook i god tid før de skal gjennomføres. Fortsett å lese «Oppsummering markedsføringsgruppa»

Møte i markedsføringsgruppa 29. august

Tidspunkt: Tirsdag 29. august 2017
Sted: Andebu bibliotek
Til stede: Wenche Roald Naas, Kirsten Muhle og Thomas Overvik

pingle-2

1. Markedsføring for ETT bibliotek

I hvor stor grad skal vi som jobber med markedsføring tenke Sandefjordbibliotekene under ett? Et konkret eksempel: Er det de ansatte på Sandefjord bibliotek sitt ansvar å framsnakke bibliotekenhetene i Stokke og Andebu til aviser og brukere? For framsnakker de andre bibliotekenhetene Sandefjord?

I teorien, og med utgangspunkt i de overordnede målene for sammenslåingsprosessen, synes svaret klart: Sandefjordbibliotekene er ett bibliotek, og dette skal gjenspeiles i hvordan vi tenker, jobber og fremstår utad.

I praksis, og til tross for at vi i en lengre periode har hatt felles program, er markedsføringen i dag fremdeles ikke veldig samkjørt. Vi arbeider fra hver vår tue, og kommunikasjon og samarbeid mellom enhetene er tilfeldig og improvisert. Ansvarsområdene er lite klarlagte og defineres fortsatt ut fra tilhørighet til enhet.

Noe av dette skyldes nok at det tar tid å endre hvordan den enkelte føler tilhørighet, fra ansatt på Stokke, Andebu eller Sandefjord bibliotek til å være del av Sandefjordbibliotekene. Likevel synes det å være rom for forbedringer gjennom å omorganisere markedsføringsarbeidet og klart definere ansvarsområder på tvers av enhetene. Fortsett å lese «Møte i markedsføringsgruppa 29. august»

Servicetorget i Stokke åpnet

– Biblioteket er den viktigste møteplassen vi har, sa ordfører Bjørn Ole Gleditsch da han sto for den offisielle åpningen av Stokke bibliotek og servicetorg 16. august. I tillegg til veiledning inn i de kommunale irrganger kan Stokke-folket glede seg over lengre åpningstider og større biblioteklokaler.

Ovenfra
LIKE FØR: Marsipankaken er på plass, og de besøkende samler seg. Om få minutter blir Stokke bibliotek til Stokke bibliotek og servicetorg.

Andebu ledet an 23. mai, og sist onsdag fikk også Stokke sitt servicetorg på biblioteket.

– Vi er veldig fornøyd med at vi øker med 19 og en halv time åpningstid i uka, fire av dem fullt betjent, sa enhetsleder Hanne Ottoson.

Ønsker tilbakemeldinger

Bjarne Sætre, seksjonsleder bibliotek, ønsket velkommen og introduserte ordfører Bjørn Ole Gleditsch, som troppet opp med den obligatoriske saksa og kakespaden.

– Jeg er helt sikker på at dere får mye god veiledning her på biblioteket, at de ansatte er på tilbudssida for å bistå og hjelpe dere som kommer på besøk, og jeg håper servicetorget på samme måte vil veilede dere med de behovene dere har, sa Gleditsch, som oppfordret folk til å bruke servicetorget, skape aktivitet på biblioteket og gi konstruktive tilbakemeldinger, før han klippet det røde båndet foran det nye betjeningspunktet.

Åpning
ÅPNET: Ordfører Bjørn Ole Gleditsch klipper over båndet, og servicetorget, som skal betjenes av Kirsti Eriksen (til høyre), er offisielt åpnet.

Fortsett å lese «Servicetorget i Stokke åpnet»

Lurer du på noe? Spør oss!

Untitled

Prosjektet «Hvordan 1+1+1 = mer enn 3» ble igangsatt våren 2016 for å hjelpe og forsterke prosessen med sammenslåing mellom bibliotekene i de daværende kommunene Stokke, Andebu og Sandefjord, som gikk sammen og dannet nye Sandefjord kommune fra 1. januar 2017.

Et viktig delmål i prosjektet har vært å dokumentere erfaringene fra prosessen. Tanken er at erfaringsbanken denne bloggen  utgjør, kan komme til nytte for bibliotek i andre kommuner som skal slås sammen.

I den forbindelse, nå som prosjektet går inn i den avsluttende fasen, henvender vi oss til hele bibliotek-Norge og ber dere sende inn spørsmål. Er det noe spesifikt du vil vite om hva vi har tenkt, gjort eller erfart under sammenslåingsprosessen? Bruk skjemaet nedenfor! Les videre under skjemaet for en kjapp oppsummering av prosessen.

Frist for å sende inn spørsmål: 31. august
Svarene legges ut på bloggen i løpet av høsten.

Innhentingen av spørsmål er avsluttet og skjemaet ikke lenger tilgjengelig.
Takk til de som sendte inn spørsmål!

Fortsett å lese «Lurer du på noe? Spør oss!»