Spørreundersøkelse

En oppsummering

Reklamer

Invitasjoner til spørreundersøkelsen om prosjektet «Hvordan 1+1+1 = mer enn 3» ble sendt ut til 24 ansatte på Sandefjordbibliotekene 28. august 2017. Ansatte i sykmelding eller permisjon var inkludert, mens lederne ikke ble invitert til å delta. Hensikten var å innhente de ansattes synspunkter og erfaringer i forbindelse med sammenslåingen og prosjektet. Undersøkelsen er anonym, og det er ikke blitt lagret informasjon om person eller tilhørighet til enhet.

_DSC0135

Svarfristen var satt til er 15. september, og vi fikk inn totalt ni svar i løpet av perioden. Det ble sendt ut én påminnelse noen dager før fristen gikk ut. De fleste respondentene har svart på alle spørsmålene, bortsett fra det siste, åpne feltet, som ble benyttet av bare to.

Her følger en oppsummering av svarene vi fikk på de forskjellige spørsmålene. Følg lenkene under hvert spørsmål for en punktliste med de opprinnelige svarene slik de ble levert. (Respondentenes svar står i ulik rekkefølge under de forskjellige spørsmålene.)

Klikk her for ledergruppas refleksjoner rundt spørreundersøkelsen.

Spørsmål 1

Se svarene

Hvordan har du opplevd informasjonen / kommunikasjonen underveis i sammenslåingsprosessen?

De innhentede svarene viser svært delte meninger om informasjonen og kommunikasjonen underveis i prosessen.

3 av svarene er i hovedsak positive. Det oppleves at informasjonen har vært «god fra leders side» og at lederne har «informert om det de har visst og det som har vært avklart». Én respondent påpeker at mye informasjon har vært «tilgjengelig på nett».

3 av respondentene er mer blandet i sin vurdering. Én av dem antyder at det kanskje ikke er mengden informasjon det har stått på, men presentasjonen av den: «Mye informasjon, til dels overveldende». En annen opplevde å få god informasjon i starten av prosessen, men synes det har vært «svært lite informasjon» etter at bibliotekene ble sammenslått. Det påpekes at «kommunikasjonen kan bli bedre».

3 av svarene er i hovedsak negative. Respondentene har en klar opplevelse av at kommunikasjonen i stor grad har foregått over hodet på de ansatte, og at de har mottatt lite informasjon om prosessen og endringer i bibliotekhverdagen. Informasjonen og kommunikasjonen i prosessen betegnes som «manglende».

Spørsmål 2

Se svarene

I hvilken grad opplevde du at det var tilrettelagt for din deltagelse og involvering i prosessene?

Også på dette punktet er respondentene svært delte i sine opplevelser. 4 respondenter uttaler seg hovedsaklig positivt om mulighetene for deltagelse og involvering i prosessen, mens 5 er heller kritiske.

En av respondentene svarer at han/hun «føler jeg og avdelingen jeg jobber i har blitt tatt med i prosessen», en annen at «nærmeste leder har vært lydhør og interessert i dialog». Det kan være verdt å merke seg at 2 av de 4 respondentene med positive svar oppgir at de har deltatt i arbeidsgrupper.

Men også blant respondentene som er mindre fornøyde med tilrettelegging for deltagelse og involvering, er det én som har deltatt på en arbeidsgruppe. Respondenten bemerker at «mangel på tid har gjort at det har vært vanskelig å følge opp.» Samme respondent svarer også at det ikke er «satset på arenaer for samhandling i det daglige».

Tre av respondentene bruker ord som «veldig liten» og «overhode ingen» om påvirkningsgrad, deltagelse og involvering i prosessen. «Alle bestemmelser ble tatt på et høyere nivå. Dermed ble det skapt en vent-og-se-holdning». En annen svarer at hvis de ansatte «hadde blitt involvert tidligere, kunne også flere ting hvert på plass da sammenslåingen skjedde».

 Spørsmål 3

Se svarene

Hva tror du blir de varige følgene av sammenslåingen for din arbeidssituasjon?

Svarene vi har fått inn på dette punktet er svært sammensatte, og rommer både håp, bekymringer, frustrasjon og avventing.

4 av respondentene svarer at de tror sammenslåingen vil ha få følger for arbeidssituasjonen, eller at det enda er usikkert eller for tidlig å si.

3 av respondentene bruker ordet «håper», og det de håper på er mer samarbeid og involvering, «en mer effektiv arbeidsplass med mer likt tilbud ved alle bibliotek» og at enhetene og arbeidsoppgavene i fremtiden i større grad kan ses under ett og i sammenheng, slik at gevinster kan hentes ut.

1 respondent peker på det positive med et større fagmiljø med flere kolleger å samarbeide med, mens en annen tror sammenslåingen vil gi flere muligheter til faglig utvikling. Samtidig vil det være «større forventninger til fleksibilitet og samarbeidsevne».

2 av respondentene nevner bare negative mulige følger av sammenslåingen, i form av «mindre oversikt og selvstendighet», dårligere bemanning, knappere budsjett, mindre tilbud til publikum og «dårligere faglig utvikling og kurstilbud til oss ansatte». En annen peker på at den økonomiske situasjonen etter sammenslåingen «temmelig sikkert vil ha betydning».

2 av respondentene peker på at sammenslåingen så langt har medført en mer presset arbeidshverdag med «mer arbeid og færre ressurser» og at nye rollefordelinger har medvirket til dette.

 Spørsmål 4

Se svarene

Det overordnede målet i prosessen har vært at 1+1+1 skal bli mer enn 3. Hvilke gevinster av sammenslåingen kan du se at vi har klart å hente ut?

Hele 5 av 9 respondenter svarer at de kan se «ingen», «veldig få» eller «ikke noen» gevinster, men samtlige av disse indikerer også forventninger, gjennom ord som «foreløpig» eller «enda», om at det kan eller vil endre seg.

6 respondenter nevner små og store gevinster de allerede kan se. 2 av dem nevner felles programhefte. Ellers nevnes (én gang hver) større fagmiljø, samarbeid om arrangementer, bedre kommunikasjon, at de ansatte på de tre bibliotekene er blitt kjent, samarbeid på overordnet nivå og «grupper som ser på deler av tilbudet».

3 respondenter er tydelige på at de forventer flere gevinster i fremtiden: «[…] jeg tror de kommer! Det tar tid før ting er på plass og nye muligheter blir innarbeidet.» «[…] det jobbes med samordning av oppgaver slik at ikke alle gjør alt.» «Vi har startet samarbeid om arrangementer og markedsføring. Dette har et stort potensiale i seg, men krever bevisst vilje fra ledergruppa til prioritering».

2 respondenter har levert svar som peker på økonomi og ansettelsesstopp / reduksjon i stillinger som mulige bremser: «I og med at politikerne har bestemt ansettelsesstopp et halvt år etter sammenslåingen – og at enkelte enheter har mistet ressurser allerede – har gevinsten så langt vært minimal. Vi vil så gjerne, men så stopper det opp på ressurser.» Den andre skriver: «Reduksjon i stillinger, en del sykefravær, samt at nye (ikke bibliotekfaglige) oppgaver har krevd mye i Sandefjord, kan ha bidratt til dette.»

En av respondentene tilføyer: «Jeg vil gjerne si at enhetslederne i seksjon bibliotek var tidlig ute med å starte samarbeidet, men ble sinket i prosessen fordi leder oppover ble sent tilsatt.»

 Spørsmål 5

Se svarene

Ser du mulige gevinster av sammenslåingen som vi enda ikke har hentet ut?

Flere av respondentene svarte på dette under forrige spørsmål. (Se tredje punkt.)

5 av 8 respondenter ser mer eller mindre konkrete gevinster som enda ikke er hentet ut. Disse fremhever samling av oppgaver, mer samarbeid og fleksibilitet i forhold til personalressurser: «Det burde være mer å hente i felles personalressurs [og] samkjøring/fordeling av oppgaver».

Én av respondentene trekker fram hvordan felles biblioteksystem og katalog vil åpne for samarbeid om innkjøp og katalogisering. En annen peker på muligheter innen «bokprat i ulike former og deling av informasjon/kunnskap om bøker», mens en tredje svarer at «vi kan samarbeide mer om formidling/arrangementer/markedsføring».

4 av respondentene nevner spesielt utnyttelse av personalressurser, gjerne på tvers av enhetene: «Det burde være mer å hente i felles personalressurs». Det er ønskelig med «mulighet for å vikariere for hverandre», og én respondent foreslår at «mer av personalet kan jobbe på flere avdelinger, kanskje ikke fast – men for å bli kjent».

3 av respondentene kommer ikke inn på mulige fremtidige gevinster i svarene sine, men slår fast at de ikke kan se noen gevinster enda, eller at det er for tidlig å si noe om.

 Spørsmål 6

Se svarene

Hvilke råd ville du gitt til bibliotek i andre kommuner som skal slås sammen?

Følgende råd er hentet ut fra svarene vi fikk inn på dette spørsmålet:

  • Vær positiv, ikke sett dere på bakbena.
  • Ta aktivt del i prosessen.
  • Sats på å bygge felles kultur. Det krever tid og en tydelig ledelse som vil noe for biblioteket som helhet.
  • Involver alle, ikke bare ledernivået.
  • Ikke innfør nye tidkrevende oppgaver i biblioteket samtidig som man slår seg sammen.
  • Sats på felles personalmøter, felles kurs og team på tvers.
  • Start planlegging tidlig, og få alle med! De som sitter i arbeidet har ofte gode ideer og innspill.
  • Tydelig ledelse som kommuniserer og gir alle ansatte et forum for deltakelse og kommunikasjon.
  • Ta tiden til hjelp og ikke mist motet – det er mye som skal på plass.
  • Det blir endringer, men gjør det beste ut av det og se mulighetene.
  • Gå sakte frem, vær lydhøre mot hverandre.
  • Ha de ansatte med i prosessen og benytt deres kvaliteter og kunnskap der de er som best…
  • Start så fort som mulig, arranger bli-kjentturer/-dager, dann arbeidsgrupper. Bruk tid på dette.
  • Involver alle ansatte underveis i prosessen, informer godt.
  • Ikke tro at alt er på plass fra dag én.
  • Vær tålmodig! Veien blir til mens vi går.

En av respondentene understreker at det er viktig at ALLE ansatte har et forum for deltakelse og kommunikasjon, ikke bare de som får delta i arbeidsgrupper.

En respondent svarer: «Når det eneste svaret på alt som skjer i et samfunn er at man skal spare penger har jeg ingen råd å gi. Involvering og medbestemmelse koster, også kroner!»

 Åpent felt

Se svarene

Har du andre relevante tilbakemeldinger, tanker eller erfaringer? Del dem her!

Det siste spørsmålet i undersøkelsen var ikke egentlig et spørsmål, men mer et åpent felt for å gi alle sjansen til å formidle viktige poeng som ikke hadde blitt dekket så langt. To respondenter valgte å bruke feltet. Svarene gjengis i sin helhet her:

«Ansettelsesstoppen og det at kommunen må spare det første året i en sammenslåingsprosess, virker demotiverende på alle. Krav blir stilt og tredd ned over oss fra andre kommunalområder, uten at vi blir involvert og med lite eller ingen informasjon. Det er uheldig. Flere arbeidsoppgaver blir tillagt oss uten flere ressurser, – heller færre. Det medfører sykmeldinger, med dertil hørende flere arbeidsoppgaver på færre folk. Det er en veldig uheldig start på en sammenslåingsprosess som kunne vært gjennomført på en mye bedre og positiv måte. Når det er sagt, gjelder ikke denne kritikken våre enhetsledere. De gjør så godt de kan ut ifra situasjonen.»

«Det er lov å ha ulikt tilbud innad i kommunen og være ulike selv om man arbeider i seksjon bibliotek. Det er ikke noen motsetning i det og det trenger ikke by på problemer.»

3 kommentarer om “Spørreundersøkelse”

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

w

Kobler til %s