Hvordan 1+1+1 = mer enn 3

Stempel og kort

Om prosjektet

Prosjektet «Hvordan 1+1+1 = mer enn 3» ble satt i gang våren 2016 for å hjelpe og forsterke prosessen med sammenslåing mellom bibliotekene i Sandefjord, Stokke og Andebu kommuner, som gikk sammen og dannet nye Sandefjord kommune fra 1. januar 2017. Målet med prosjektet var å identifisere og dokumentere problemstillinger, samt diskutere mulige løsninger ut fra et overordnet mål om å se mulighetene i sammenslåingen og hente ut gevinster for å ivareta og styrke bibliotekets rolle som lokal kulturutvikler. Nye Sandefjord kommune var den første som ble dannet som følge av kommunereformen. Erfaringene fra prosjektet er derfor blitt samlet i en erfaringsbank i form av en blogg, som kan benyttes av andre bibliotek i kommuner som slås sammen. Prosjektet ble avsluttet i oktober 2017.

Les mer:
Prosjektbeskrivelse
Sluttrapport
Kort oppsummering
Reportasje om sammenslåingen og prosjektet, februar 2017
FAQ
Tidslinje
Bibliotekene i tall

Arbeid

Før sammenslåingen trådte i kraft, ble arbeidet med sammenslåingen ledet av en styringsgruppe bestående av de tre biblioteksjefene i kommunene. Etter sammenslåingen har arbeidet blitt videreført av ledergruppa, som består av enhetslederne og seksjonssjef bibliotek.

Les referater fra styringsgruppas møter

De ansatte ble først involvert gjennom en felles samling på Sandefjord bibliotek i mai 2016.

Les reportasje fra samlingen
Les referat av plenumsdiskusjonen på samlingen

Videre ble det nedsatt arbeidsgrupper med én representant fra hvert bibliotek, som har jobbet innenfor konkrete arbeidsområder. Deres oppgaver har vært å kartlegge praksis og rutiner og å legge fram konkrete løsninger på problemstillinger. Møtereferatene og oppsummeringene med tilhørende anbefalinger er samlet på bloggen.

Les mer:
Bli kjent-gruppa:    Oppsummering    Referater
Systemgruppa:    Oppsummering    Referater
Arrangementsgruppa:    Oppsummering    Referater
Mediegruppa:    Oppsummering    Referater
Formidlingsgruppa:     Oppsummering    Referater
Markedsføringsgruppa:    Oppsummering    Referater

Styringsgruppa besluttet tidlig at bibliotekene i Stokke og Andebu skulle skifte system fra Mikromarc til Bibliofil, som brukes på Sandefjord bibliotek.

Les reportasje og oppsummering fra systemgruppas møte med Bibliotek-Systemer

Sosialt

Bli kjent-gruppa arrangerte to felles utflukter for å inspirere og gjøre de ansatte kjent med hverandre og enhetenes lokaler.

Les reportasje fra rundtur på bibliotekene i oktober 2016
Les reportasje fra tur til FUBIAK i juni 2017

Servicetorg

I forhandlingsutvalgets utredning av 19. desember 2014 ble det varslet at servicetorgene i den nye kommunen trolig ville plasseres sammen med bibliotekene. Servicetorget i Andebu ble samlokalisert med biblioteket 23. mai 2017. Servicetorget i Stokke åpnet 16. august 2017.

Les mer:
Reportasje og intervju med prosjektleder Lars Petter Kjær
Reportasje fra før åpningen i Andebu
Reportasje fra åpningen i Andebu
Reportasje fra åpningen i Stokke

Intervjuer

En rekke ledere og nøkkelpersoner, ansatte og brukere er blitt intervjuet om sammenslåingen av sasbib-bloggen. Les intervjuene her:

Jørgen Hovde, sjef/leder i Andebu, tanker før sammsenslåingen
Hanne Ottoson, sjef/leder i Stokke, tanker før sammenslåingen
Hans Gjerløw, sjef/leder i Sandefjord, tanker før sammenslåingen
Siri Fristad Mathisen, kommunalsjef kultur, friluftsliv og by- og stedsutvikling
Anette Østad, ny enhetsleder i Sandefjord
Bjarne Sætre, seksjonsleder bibliotek
Bjarne Sommerstad, leder for det politiske kulturutvalget
Unni Minsås og Vigdis Gjelstad, Vestfold fylkesbibliotek

Ansatte på Sandefjord bibliotek
Ansatte på Stokke bibliotek
Ansatte på Andebu bibliotek
Brukere på Andebu bibliotek

Spørreundersøkelse

Høsten 2017 ble de ansatte på Sandefjordbibliotekene invitert til å delta i en spørreundersøkelse om sammenslåingen.

Gjennomgang av svarene
Rådata
Ledernes kommentarer

Reklamer

Lederrefleksjoner

Ledergruppas kommentar til spørreundersøkelsen

Klikk her for en oppsummering av svarene på undersøkelsen
Klikk her for svarene i råform

Hus

  •  Svarprosenten var lav, 9 av 24 – betyr det at mange har vært uvillige til å gi tilbakemeldinger, eller skyldes det manglende interesse for hele prosjektet?
  • Som ledere må vi ta selvkritikk på at så få gir uttrykk for å ha blitt tatt ordentlig med i prosessen – her er det et klart forbedringspotensiale vi må jobbe aktivt med
  • Vi har ikke lykkes i å lage gode felles arenaer for informasjon og meningsutveksling for alle. Bloggen har vært et godt redskap, men har ikke kunnet erstatte fysiske fora
  • Arbeidsgruppene fanget opp involvering fra færre enn vi hadde trodd og håpet. Det burde vært klarere rammer for arbeidet utenfor gruppene, som mer diskusjon rundt hvert gruppetema.
  • Frustrasjon over økonomiske begrensninger og ansettelsesstopp midt i 1. år av sammenslåingen, har preget alle. Som ledere har vi vært forpliktet til å videreformidle informasjon om politiske vedtak som har hatt negativ innvirkning både på holdninger og tidligere positive innstillinger. Disse signalene har bidratt til mer oppgitthet enn nødvendig rundt endrede oppgaver og rutiner
  • I ettertid ser vi at prosjektet burde vært bedre forankret på alle ledernivåer, spesielt i enhet Sandefjord der ledere ble skiftet ut, fikk endrede ansvarsområder og roller.
  • Det er betenkelig at så få har god tro på et potensiale for bedre + felles utnyttelse av ressursene framover – her får vi håpe at praksis kan motbevise skepsisen

Konklusjon:
Vi har ikke lykkes i å involvere alle ansatte i prosessen, mange er fortsatt skeptiske og særlig presset om økonomisk innsparing helt fra starten av sammenslåingen, har blitt oppfattet svært negativt. Likevel gis det en del positive tilbakemeldinger som viser at troen på at det skal komme noe godt ut av sammenslåingen, fortsatt er tilstede. Ting tar tid, dette må vi alle forholde oss til, selv om vi er utålmodige etter å se resultater!

Spørreundersøkelse

En oppsummering

Invitasjoner til spørreundersøkelsen om prosjektet «Hvordan 1+1+1 = mer enn 3» ble sendt ut til 24 ansatte på Sandefjordbibliotekene 28. august 2017. Ansatte i sykmelding eller permisjon var inkludert, mens lederne ikke ble invitert til å delta. Hensikten var å innhente de ansattes synspunkter og erfaringer i forbindelse med sammenslåingen og prosjektet. Undersøkelsen er anonym, og det er ikke blitt lagret informasjon om person eller tilhørighet til enhet.

_DSC0135

Svarfristen var satt til er 15. september, og vi fikk inn totalt ni svar i løpet av perioden. Det ble sendt ut én påminnelse noen dager før fristen gikk ut. De fleste respondentene har svart på alle spørsmålene, bortsett fra det siste, åpne feltet, som ble benyttet av bare to. Fortsett å lese «Spørreundersøkelse»

Oppsummering formidlingsgruppa

Arbeidsgruppe:
Hilde Marie Anvik (Stokke)
Hege Marie Strand (Andebu)
Inger Sofie Frog Austnes (Sandefjord)

Oppdrag:
Kartlegge tidligere arbeid med formidling av litteratur til barn og unge på de tre enhetene, og å finne måter vi kan samarbeide på videre fremover.

Bla barnebok

Arbeid

Gruppa har hatt tre møter. Høsten 2017 ble Hege Marie Strand sykmeldt, og oppsummeringsmøtet ble foretatt av Hilde Marie Anvik og Inger Sofie Frog Austnes.

Anbefalinger

  • Den Kulturelle skolesekken (DKS) – likt tilbud til barn og unge i kommunen.
  • Det er viktig at det foregår formidlingsaktiviteter ved alle tre enheter, da barna søker til sitt nærmeste bibliotek og ikke skal være nødt til å reise langt.
  • Felles møter, også etter at prosjektet er avsluttet.
  • Lage idébank som alle kan benytte i formidlingsarbeidet.
  • Ha et felles nettbasert forum for innspill, inspirasjon og kontakt i arbeidet vårt.
  • Akseptere at tilbudet er noe ulikt, da vi er forskjellige enheter og løser oppgavene på ulikt vis.

Fortsett å lese «Oppsummering formidlingsgruppa»