Svar på innsendte spørsmål

Klikk her for en kjapp gjennomgang av sammenslåingsprosessen og arbeidet i prosjektet «Hvordan 1+1+1 = mer enn 3».

Tidligere i høst oppfordret vi bloggens lesere til å sende inn spørsmål om sammenslåingsprosessen mellom bibliotekene i nye Sandefjord. Her kommer spørsmålene vi fikk inn – sammen med svarene.

pic.com

Vurderte dere å fortsette med 3 separate kataloger, dvs ikke slå sammen katalogene? Hvilke fordeler og ulemper så dere?

Svar:
Før sammenslåingen brukte bibliotekene i Andebu og Stokke Mikromarc, mens Sandefjord hadde Bibliofil. Det første vi måtte ta stiling til var derfor om vi skulle få alle bibliotekenhetene i nye Sandefjord kommune over på samme system. Dette ble besluttet av praktiske hensyn, i tillegg til at det viste seg å gi klar økonomisk gevinst.

Videre ble det også besluttet å slå sammen katalogene. Dette følger naturlig av den overordnede helhetstanken om at Sandefjordbibliotekene skal være ETT bibliotek, men har også viktige praktiske følger. Vi jobber for å få mest mulig ut av de ressursene vi har til rådighet, og dette innebærer å samle oppgaver så ikke flere sitter og gjør det samme flere steder. Vi har som mål at mottak, katalogisering og klargjøring av materiell for alle enhetene skal sentraliseres til Sandefjord fra nyttår. Da er det en forutsetning at vi kjører felles katalog.

Felles katalog muliggjør større flyt i samlingen og gjør det mer naturlig å låne ut på tvers av enhetene. Felles katalog vil også åpne for mer helhetlig samlingsutvikling, der man i større grad ser hele kommunen under ett.

Den eneste åpenbare ulempen vi kan se, er at prosessen er økonomisk og tidsmessig ressurskrevende. Overgangen til nytt system (for Andebu og Stokke) og felles katalog vil kreve opplæring, tilvenning og endringsvillige ansatte, før alt er på plass og fungerer knirkefritt. Når vi bare er kommet dit, ser vi ikke annet enn fordeler.

 

Dere har tre selvstendige bibliotek, med egen sjef, eget budsjett og personal. Blir det slik fortsatt, eller vil dette endre seg etter «prøveåret»?

Svar:
Strukturen med selvstendige enheter med enhetsledere under en seksjonssjef er bestemt av rådmannen. Det er imidlertid sannsynlig at de to minste enhetene får felles enhetsleder med fastsatt stillingsprosent i både Stokke og Andebu. Den nye strukturen gjør mulig og formålstjenlig en slik fleksibilitet, og det er et vesentlig poeng at Andebu bibliotek og Stokke bibliotek med god margin er de klart minste enhetene i den nye kommunen. Dette er ikke endelig besluttet.

Enhetene beholder egne budsjetter, men noe flyttes opp til felles seksjonsnivå. Budsjettendringene inkluderer i første omgang faste utgifter som transportordningen og Vestfoldbibliotekenes spleiselag (markedsføring av e-bøker, Litteraturuka i Vestfold etc.)

Videre går det mot at medieinnkjøpene sentraliseres. Dette kan gjøre det naturlig å flytte også innkjøpsbudsjettet til seksjonsnivå. Dette skal ikke rokke ved fordelingen mellom enhetene, men gir fleksibilitet og større mulighet til å tenke helhetlig.

Vi prøver å tenke helhetlig og fleksibelt også når det gjelder peronal, men ansatte flyttes ikke vilkårlig rundt, og i utgangspunktet hører de til på sine enheter. Likevel, når oppgaver skal sentraliseres, må vi se helhetlig på ressursene innenfor seksjonen. Vi ser stadig på hvordan ansatte kan brukes på tvers av enhetene til avlastning eller for å utnytte spesifikk kompetanse.

 

Har dere ansatt felles vikarer/ vikarpool?

Svar:
Vikarer skal kunne benyttes på tvers av enhetene, og dette er noe vi drar nytte av allerede, men vi har ikke foreløpig ingen organisert vikarpool. Vi registrerer at vi har vikarer tilknyttet enhetene som gjerne vil jobbe på de andre enhetene også, mens det er mindre aktuelt for andre.

Vi prioriterer å gi ansatte med ufrivillig deltid mulighet til å ta lengre vikariater, også på tvers av enhetene.

 

Har dere hospitert hos hverandre?

Svar:
Vi har forløpig ikke organisert kortere hospiteringer bredt i bibliotekseksjonen, men har lagt opp til én lengre hospitering. Fleksibilitet og en helhetlig tilnærming til personalet gjør at kabalen går opp og riktig kompetanse kommer til riktig sted, i tillegg til at den enkelte ansatte får mulighet til å prøve noe nytt.

Alle ansatte har vært på besøk, omvisninger og felles turer for å bli bedre kjent med personell og lokaler på de andre enhetene. I tillegg har arbeidsgruppene jobbet på tvers av enhetene og på den måten fått dyp innsikt både i helheten og i konkrete rutiner og arbeidsmetoder på de enkelte enhetene innenfor sine arbeidsområder.

 

I hvilken grad har sammenslåingen gitt positive og negative utslag for bibliotekene?

Svar:
Her kan det være hensiktsmessig å skille mellom sammenslåingen av kommunene og sammenslåingen av bibliotekene.

På den ene siden har kommunesammenslåingen medført omprioriteringer i budsjettet. Driftsutgiftene i alle kommunalområder, også kultur og dermed bibliotek, skal reduseres for å muliggjøre investeringer i blant annet nybygg for skole og sykehjem.

For bibliotekseksjonen er målet hele tiden er å lage best mulig tjenester ut fra de ressursene vi har. Vi merker oss eksempler på bibliotek som har måttet tåle betydelige kutt, uten at det har gått utover tjenestetilbudet. Det viser at selv om nedskjæringer er utfordrende, kan de også gi muligheter, bare man makter å tenke nytt.

Så på den andre siden gleder det oss å se at sammenslåingsprosessen bibliotekene imellom, gjennom en helhetlig og fleksibel tilnærming, kan frigjøre ressurser blant annet ved sentralisering av oppgaver tilknyttet katalogisering, booking av arrangementer og innkjøp.Vi jobber for å frigjøre tid til å drive publikumsrettet arbeid og utvide tilbudet for brukerne.

Vi viser til vår interne spørreundersøkelse for mer informasjon om hvordan de ansatte har opplevd utslagene av sammenslåingen.

 

Har dere samme antall årsverk? Og budsjettrammer?

Svar:
Vi har fått inndratt ett årsverk. Se forrige spørsmål. Utover dette er budsjettrammene foreløpig de samme.

 

Hvilke forventninger har politikere, administrasjon og brukere til biblioteket? Har det endret seg?

Svar:
Lenge før nye Sandefjord kommune var et faktum, ble det tydelig signalisert fra politisk hold at det forventes at biblioteket skal være noe langt mer enn en utlånsstasjon med bøker. I forhandlingsutvalgets utredning av desember 2014 slås det fast at bibliotekene i Andebu, Stokke og Sandefjord skal «ivaretas som samlingssted og kulturutvikler». I sitt intervju med sasbib-bloggen vektla kulturutvalgsleder Bjarne Sommerstad bibliotekene som «sosiale møteplasser, samfunnsutviklingsarenaer og brobyggere over kulturforskjeller». Dette er fokus bibliotekene i nye Sandefjord har hatt i lengre tid, men vi opplever at det forventes ytterligere styrket.

Politikerne har også valgt å legge de kommunale servicetorgene til bibliotekene i Andebu og Stokke, og i dette ligger en tydelig utvidelse av ansvarsområdet og forventninger om en litt annen rolle for biblioteket i lokalmiljøet.

Vi opplever administrasjonen som positiv til biblioteket og opptatt av at servicetorgene skal fungere og bety noe for lokalmiljøene i Andebu og Stokke.

Når det gjelder brukerne har vi opplevd redsel for at tilbudet skal skjæres ned som følge av sammenslåingen, heller enn forventninger om utvidet tilbudet. De er bekymret for at endringene skal bety at de mister noe de bruker og verdsetter. Imidlertid merker vi også fra denne kanten økte forventinger om at biblioteket skal tilby ulike arrangementer – men det har kanskje mer å gjøre med hvordan bibliotekenes rolle naturlig har endret seg de siste årene, enn det har med selve sammenslåingen å gjøre.

 

Hvilken kompetanse har de ansatte i Sandefjord og på de andre bibliotekene?

Svar:
De fleste ansatte på bibliotekene i nye Sandefjord er bibliotekarutdannet, men seksjonen har også ansatte med annen bakgrunn og kompetanse som nyttiggjøres. Fremover vil vi ved vakante stillinger sannsynligis være mer opptatt av hvilken kompetanse vi trenger i seksjonen som helhet.

 

Hvordan fungerer kunnskapsdeling mellom bibliotekene? Hva er praksisen? Hvordan tilrettelegger man for det?

Svar:
Arbeidsgruppene, som har kartlagt praksiser på enhetene og diskutert helhetlige løsninger for hele seksjonen, har vært svært nyttige for å dele kunnskap og erfaringer mellom enhetene og legge grunnlag for samkjøring.

Lengre hospiteringer og vikariater på tvers av enhetene ved ufrivillig deltid gir også god kompetanseoverføring. For eksempel har en 50% ressurs i Sandefjord midlertidig byttet med en 50% ressurs i Andebu.

Vi passer på å dra nytte av hverandres spisskompetanse. For eksempel bistår IKT-bibliotekaren i Sandefjord enhetene i Andebu og Stokke med systembyttet fra Mikromarc til Bibliofil.

Ved mulighet for kompetanseheving gjennom kurs diskuterer vi og tenker helhetlig for hele seksjonen for å avgjøre hvilke ansatte som bør delta på hva. Alle skal ikke trenge å kunne alt, og det er viktig å skille mellom kjernekunnskap og spesialkompetanse.

Også på dette området er mantraet at vi må tenke fleksibelt og helhetlig. Akkurat i denne perioden skjer det veldig mye, og det er utfordrende å finne rom for å skape dedikerte arenaer for kunnskapsdeling – det blir i stedet et delmål i andre prosesser og arenaer, som når vi nå oppretter team som skal jobbe på tvers av enhetene med for eksempel formidling, arrangementer og innkjøp.

Kunnskapsdeling foregår dessuten i det daglige arbeidet gjennom direkte og uformell kommunikasjon mellom de ansatte. Det er blitt langt lavere terskel for å sende en e-post eller ta en telefon for eksempel fra Andebu til Sandejord.

Reklamer

Én tanke om “Svar på innsendte spørsmål”

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

Kobler til %s