Oppsummering systemgruppa

Arbeidsgruppe
Jørgen Hovde (Andebu)
Veslemøy Grinde (Sandefjord)
Wenche Roald Naas (Stokke)

Oppgave
Kartlegge praksis på de tre bibliotekene. Utrede problemstillinger og tidsperspektiv knyttet til overgang til Bibliofil. Samkjøring av katalogdata, rydding av låneregistrene. Vurdere utlånsautomatikk på enhetene.

image2

Arbeid

Systemgruppa startet arbeidet i august 2016 og har hatt flere møter for å kartlegge situasjonen på enhetene og vurdere ulike problemstillinger knyttet til system og IT.

Gruppa jobbet under klare føringer, siden styringsgruppa allerede hadde vedtatt at Bibliofil skulle være felles system for bibliotekene i nye Sandefjord. Gruppa hadde tidlig møte med utvikleren Bibliotek-Systemer.

Anbefalinger

Systemgruppa har jobbet praktisk og til dels svært detaljorientert med en rekke små og store problemstillinger knyttet til system og IT, og en rekke av gruppas anbefalinger og føringer knyttet til ulike rutiner er fortløpende blitt tatt til følge på enhetene. Det har hele tiden vært overordnet å implementere helhetlige løsninger og å samkjøre enhetene.

Gruppa har i stor grad jobbet med å finne ut hvordan bibliotekene i praksis skal implementere løsninger vedtatt av lederteamet.

Gruppa har utarbeidet oversikt over hva Sandefjordbibliotekene skal ha av rutiner og begynt å jobbe mot dem. Framover må det prioriteres å sette klare rammer slik at vi får felles rutiner på plass.

Å slå sammen biblioteksystemene er en måte å tilrettelegge for at andre rutiner og arbeidsoppgaver kan løses på nye måter, for eksempel felles innkjøp og samling av arbeidsoppgaver knyttet til katalogisering av bøker.

Anbefalinger fra tidligere i prosessen

«Rene» katalogposter
I utgangspunktet skal katalogposter kopieres direkte inn uten endringer. Minst mulig tilpasninger av katalogposter skal gjøres lokalt.

RFID (radiofrekvensidentifikasjon)
Før sammenslåingen var det bare Sandefjord bibliotek som benyttet RFID. Stokke hadde automat som kunne oppgraderes for RFID. Gruppa anbefalte tidlig at også Stokke og Andebu skulle ta i bruk RFID og at ny automat ble innkjøpt til Andebu. Per oktober 2017 er arbeidet med å RFID-merke materialet på Andebu bibliotek nesten fullført, og nytt utstyr er innkjøpt og tatt i bruk.

Purringer og erstatningsbrev
Lånere skal kunne få all kommunikasjon på SMS hvis de ønsker det, også purringer.

Purringer sendes to uker etter forfall, med mindre det er venteliste. Da går purring ut med en gang.

Purresatsene blir de samme på alle enhetene, kr 50,- for hver purring for voksne, og kr 25,- for hver purring for barn. (Innført.)

Det lages rutine for erstatningsbrev der dette går automatisk, men rutinen innebærer at enheten som «eier» mediet må kontrollere at mediet ikke er på hylla før erstatningskravet sendes.

Opplæring i Bibliofil
Systemgruppa anbefalte tidlig at IKT-bibliotekar fra Sandefjord skulle bistå i Andebu og Stokke ved overgangen til Bibliofil. Dette ble gjort i Andebu og skal gjøres i Stokke. Gruppa anbefalte også å sende de ansatte på kurs hos Bibliotek-Systemer i Larvik. Dette er det foreløpig ikke blitt noe av.

E-postadresser
Systemgruppa vurderte at hver enhet skulle ha hver sin sin e-postadresse for generelle henvendelser, og at det ikke burde opprettes én overordnet adresse for Sandefjordbibliotekene. Anbefalingen ble tatt til følge.

Lånekort
Etter anbefaling fra systemgruppa ble det tidlig bestilt og tatt i bruk nye felles lånekort på enhetene, merket «Biblioteket Andebu Sandefjord Stokke». Gruppa anbefalte at kortet fikk egen forside med illustrasjon av lokal kunstner fra Andebu eller Stokke, men dette er foreløpig ikke blitt realisert.

Rydding i lånerregisteret
Etter føringer fra lederteamet iverksatte systemgruppa rydding i lånerregistrene på enhetene. Høsten 2016 ble lånere som ikke hadde vært aktive siden 1.1.2014 slettet. Purringer de eventuelt måtte ble også slettet. Ikke leverte bøker fikk status «tapt utlån»

Etikettskriver
Systemgruppa anbefalte tidlig at også Andebu og Stokke skulle anskaffe etikettskrivere, siden Bibliofil tilrettelegger for utskriving av etiketter på biblioteket. Per oktober 2017 er etikettskriver kjøpt inn og tatt i bruk i Andebu.

Erfaringer

Opprett tidlig kontakt med kommunens IT-avdeling og få en kontaktperson som kan sette seg inn i bibliotekenes hverdag og rutiner. Vedkommende bør delta på ett eller flere møter med systemansvarlige på bibliotekene. Det har vist seg å være en flaskehals i arbeidet med bytte av biblioteksystem at kommunikasjon som må gå via kommunes IT-system, slett ikke alltid fungerer av seg selv. Systemene må kunne snakke sammen.

Det er krevende å bytte system, og tar tid å sette seg inn i. Det kreves tid og involvering for å få opp motivasjonen. Det må settes av tid til innlæring og å hente inn ressurser fra hverandre for å gjøre overgangen lettere.

Å slå sammen systemene er ikke en hastverksprosess, men noe det bør settes av mye tid til.

Det er vår erfaring at alle systemer har styrker og svakheter. Man må ta høyde for at selv om noe blir bedre, kan andre ting bli mer utfordrende enn før.

Det har vært noe uklart med linjene i styringa. Det kan med fordel velges én som har ansvar for koordinering av overgangen til nytt system. Vi erfarte at det ble litt for mange kokker.

Effekter av sammenslåingen

Vi har i stor grad fått felles rutiner på enhetene.

Vi tilrettelegger for at arbeid på områder som katalogisering og innkjøp kan sentraliseres når systemene er slått sammen.

Fremtidige effekter og videre arbeid

Felles katalog vil åpne muligheter for sentralisering av oppgaver og gi bedre utnyttelse av samlingen.

Reklamer

Én tanke på “Oppsummering systemgruppa”

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

w

Kobler til %s