Oppsummering arrangementsgruppa

Arbeidsgruppe
Hanne Ottoson (Stokke)
Beatrice Tessmer (Sandefjord)
Kirsten Muhle (Sandefjord)
Jørgen Hovde (Andebu)

Oppgave
Kartlegge tidligere praksis for arrangementer på de tre enhetene og finne gode rutiner og løsninger for fremtidig arbeid på området.

Blåbær

Arbeid

Arrangementsgruppa startet arbeidet tidlig i september 2016 og var tidlig ute med å se arrangementer som et område med gode muligheter for samordning mellom de tre bibliotekene.

Det er blitt gjennomført flere møter for å kartlegge hvordan man jobbet med arrangementer på de forskjellige bibliotekene.

I tillegg til møtene har gruppa kommunisert på e-post. Gruppa har hatt idédugnader, jobbet med å konkretisere problemstillingene Sandefjordbibliotekene står overfor – og har prøvd og feilet litt.

Anbefalinger

Permanent arrangementsgruppe
Det opprettes en arrangementsgruppe bestående av representanter fra alle bibliotekenhetene. To medlemmer, som har definert arbeidsoppgaver med arrangementer fra Sandefjord, utgjør et arbeidsutvalg.

Arrangementsgruppa skal ha faste møter en gang i måneden.

Kartlegging av samarbeidsmuligheter
Arrangementsgruppa får i oppdrag å kartlegge mulighetene for mer samarbeid med frivillige personer, lag og foreninger for å støtte opp om arrangementsvirksomheten til seksjonen.

Felles booking
Arrangementsgruppa anbefaler felles booking av arrangementer. Det skal være klare rutiner og rammer for arbeidet, og arrangementer bookes inn til faste dager med tidspunkter det er avklart at det er kapasitet.

Arrangementsgruppa ved Beatrice og Kirsten får full myndighet til å booke arrangementer for alle enhetene, men det må være jevnlig dialog om aktiviteten i Andebu og Stokke. Deretter sendes e-post med info om det kommende arrangementet. Det blir opp til den enkelte enhet å rigge til arrangementet.

Plakater Andebu
Plakater til arrangementer booket i Andebu lages av Andebu bibliotek.

Anbefalinger fra tidligere i prosessen:

Felles program
Etter beslutning i arrangementsgruppa ble felles programhefte for alle enhetene i nye Sandefjord innført fra desember 2016. Det er viktig å vise at vi har et felles tilbud, slik at publikum kan velge hvor de vil gå.

Kontrakter
Kontrakter skal inngås «profesjonelt». Det bør lages en fast mal, og alle kontrakter bør håndteres ett sted.

Flere arrangementer i Stokke og Andebu
Gruppa kom tidlig fram til at antall arrangementer i Stokke og Andebu burde økes. «Gjenbruk», altså at samme arrangement bookes til flere enheter, har vist seg å være en god måte å få til det på.

Erfaringer

  • Man må være tidlig ute med tydelige rammer for hva man ønsker å oppnå og hvordan det skal gjøres.
  • Rollene og arbeidsoppgavene må være tidlig avklart.
  • Det må tydelig klargjøres hva som forventes når arbeid utføres for de andre bibliotekene.
  • Hvilke oppgaver har arrangementsgruppa på tvers av eget bibliotek? Det viktigste er å gå inn med fleksibelt sinn, for underveis ser vi de gode løsningene.
  • Forventinger og ressursene må vektes nøye.
  • Vi er stolte av det fysiske programmet, som vi lagde tidlig.

Effekter av sammenslåingen

Vi opplever at gjenbruk av arrangementer på flere bibliotekenheter er ressursbesparende.

Vi har et godt program og et fyldigere og mer helhetlig tilbud i kommunen.

Ved sentralisert booking frigjør man ressurser på de andre enhetene, men det kan også føre til noe skeiv arbeidsfordeling.

Fremtidige effekter og videre arbeid

En permanent arrangementsgruppe med representanter fra alle enhetene forsetter det løpende arbeidet med planlegging og booking av arrangementer. Det jobbes videre med å finne gode arbeidsmetoder. Arrangementsgruppa skal kartlegge mulighetene for mer samarbeid med lokal frivillighet. Se anbefalinger over.

Reklamer

Én tanke på “Oppsummering arrangementsgruppa”

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

w

Kobler til %s