Møte i arrangementsgruppa 6. juni

Tidspunkt: Tirsdag 6. juni
Til stede: Beatrice Tessmer, Jørgen Hovde, Hanne Ottoson og Kirsten Muhle

_DSC0378

Gruppas anbefaling

  • Gruppa anbefaler felles booking av arrangementer. Det skal være klare rutiner for rammene for hvordan arbeidet skal være. Faste dager tilgjengelig med tidspunkt.
  • Arrangementsgruppa v/ Beatrice og Kirsten får full myndighet til å booke arrangementer for alle enhetene, men det må være jevnlig dialog om aktiviteten i Andebu og Stokke.
  • Deretter sendes e-post med info om det kommende arrangementet. Det blir opp til den enkelte enhet å rigge til arrangementet.
  • Plakater til arrangementer booket i Andebu lages av Andebu.
  • Arrangementsgruppa skal ha faste møter en gang i måneden.

Grunnlag

1. Erfaringer så langt

  • Vi har opplevd en del uklarheter i roller og fordeling av oppgaver. Det har vært utfordrende å få klarhet i hvem som skal booke til arrangementer og hvordan kommunikasjonen med foredragsholder skal være.
  • Vi ser at det tidlig burde vært satt klare rammer for hvem som gjør hva. Flere ganger har det fungert fint at én person har booket samme arrangement til flere bibliotek. Likevel, ved spørsmål og uklarheter er det blitt mye ekstrakommunikasjon, som har forsinket arbeidet.
  • Stokke biblioteket savner innspill på hvilke arrangementer man kan ha. Det påpekes at arrangementgruppa kan brukes mer til inspirasjon.
  • Det er for lite informasjon om hvilket utstyr vi har på de forskjellige bibliotekene. Det er særlig viktig at de som jobber med arrangementer fra Sandefjord får innsikt i hvordan vi praktisk jobber i Andebu og Stokke.
  • Bookingsystemet som brukes i dag er en tabell google docs. Det meldes fra Andebu og Stokke at det er tungvint å komme inn i denne oversikten, som krever ekstern innlogging. Det skal undersøkes om det er mulig å bruke funksjoner i Office 365.

2. Arbeid i framtida

  • Vi ser at det blir viktig for bibliotektjenesten i kommunen å tenke helhetlig, noe som i dag kan være utfordrende. Det forventes av politikerne at det skal være et likeverdig tilbud i hele kommunen. Kan det være at vi framover må evaluere antall arrangementer på hvert bibliotek? Vi må hele tiden vurdere hva som er fornuftig bruk av personalressurser knyttet til arrangementer. Alle som jobber med arrangementer er bundet i andre oppgaver også. Derfor blir det viktig for bibliotekseksjonen å finne gode retningslinjer for hva som skal prioriteres av arbeid framover

3. Disse erfaringene synes vi er viktige å dele:

  • Man må være tidlig ute med tydelige rammer for hva man ønsker å oppnå og hvordan det skal gjøres.
  • Rollene og arbeidsoppgavene  må være tidlig avklart.
  • Det må tydelig klargjøres hva som forventes når arbeid utføres for de andre bibliotekene.
  • Hvilke oppgaver har arrangementsgruppa på tvers av eget bibliotek?
    Det viktigste er å gå inn med fleksibelt sinn, for underveis ser vi de gode løsningene.
  • Forventinger og ressursene må vektes nøye.
  • Vi er stolte av det fysiske programmet, som vi lagde tidlig.

4. Effekter av «Hvordan 1+1+1 er mer enn tre?»

  • Vi opplever at gjenbruk av arrangementer på flere bibliotekenheter er ressursbesparende.
  • Vi har et godt program og et fyldigere og mer helhetlig tilbud i kommunen.
  • Ved sentralisert booking frigjør man ressurser på de andre enhetene, men det kan også føre til noe skeiv arbeidsfordeling.

Med dette avsluttes arrangementsgruppa.

Reklamer

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

w

Kobler til %s