Ser mulighetene i sammenslåingen

Denne reportasjen ble opprinnelig skrevet for Bibliotek-Systemers infobrev. Du kan lese bladet i sin helhet her.

Biblioteksjefene kastet ikke bort tiden da det ble klart at kommunene Stokke, Andebu og Sandefjord skulle slås sammen fra 2017. De tok kontroll over egen prosess og begynte straks å jobbe for at 1+1+1 skulle bli mer enn 3.
ny-kommune-alt-2-copy
NY KOMMUNE: Enhetsleder Jørgen Hovde og seksjonsleder Bjarne Sætre med kommunevåpenet til nye Sandefjord kommune.

Vestfold, januar 2017. Andebu kommune finnes ikke lenger, men Andebu bibliotek står fortsatt, tilsynelatende nesten besyndelig uberørt. Om en time, når dagens første besøkende kommer inn fra vinterkulda, vil de kanskje tenke over at bare omrisset og skruehullene henger igjen på veggen etter det gamle kommunevåpenet. Ellers er alt som før. På overflaten.

De endringsvillige

Så… er det alt? Får ikke sammenslåingen andre følger for det lille biblioteket ved åkerkanten, lilleboren med bare 2,12 årsverk mot Sandefjord biblioteks 17?

Joda. For selv om både revolusjon og undergang har uteblitt og mye fortsetter som før, er forandringene på vei. Både små og store. Noen knapt merkbare for brukerne, mens andre kanskje vil omdefinere deres forhold til biblioteket. Men målet er at de skal være til det bedre.

– Bibliotekene er endringsdyktige og endringsvillige. De speiler samtiden og evner å møte utfordringer, for de er ikke museale institusjoner. Dette kommer vi til å klare, sier Bjarne Sætre, rykende fersk seksjonsleder for nye Sandefjord kommunes tre bibliotek.

snakker-areal
SNAKKER AREAL: Fremtidig arealbruk diskuteres på det første personalmøtet i Andebu etter sammenslåingen. Fra venstre: Jørgen Hovde, Bjarne Sætre, Hanne Møyland og Hege Strand.

Viktig synliggjøring

Kommunene Stokke, Andebu og Sandefjord ble de første som fant sammen som følge av kommunereformen, da de 6. februar 2015 leverte søknaden om sammenslåing. Men på det tidspunktet hadde de relativt små bibliotekene i Andebu og Stokke allerede fått signaler om at de ikke trengte frykte effektiviseringskniven. I sin utredning av desember 2014 hadde det politiske forhandlingsutvalget slått fast at «det skal være bemannede bibliotekfilialer i Stokke og Andebu. Bibliotekene i Stokke, Andebu og Sandefjord ivaretas som samlingssted og kulturutvikler.» Men dette kom ikke av seg selv, mener Hans Gjerløw, biblioteksjef i Sandefjord fram til nyttår, nå seksjonsleder kultur.

– Biblioteklederne har et ansvar for å informere om og synliggjøre bibliotekene for politikerne. Og en trenger ikke finne på noe: De aller fleste, når de får vite hva biblioteket faktisk driver med, ser hvor viktig det er i lokalsamfunnet. Det ble ekstremt viktig i denne prosessen, sier Gjerløw.

Tok styringen selv

– Forhandlingsutvalgets utredning var avgjørende. Den gav ro. Vi slapp å ta den kampen, sier Bjarne Sætre. Biblioteksjefene i de tre kommunene møttes umiddelbart for samtaler. De tok initiativ og styring med prosessen, så ikke ballen skulle havne hos folk som ikke kan bibliotek.

– Nei, vi satt ikke og ventet på at noen skulle spørre oss. Det er viktig å være på hogget for å påvirke så tidlig som mulig, sier Hans Gjerløw.

– Og vi så på mulighetene med en gang. Vi tenkte at nå som vi skal slå sammen ressursene våre, har vi sjansen til å styrke bibliotektilbudet, forteller Jørgen Hovde, tidligere biblioteksjef i Andebu, nå enhetsleder.

Kan 1+1+1 bli mer enn 3?

Bibliotekene søkte midler for å styrke sammenslåingsprosessen, og våren 2016 fikk de tildelt 200.000 kroner fra Nasjonalbiblioteket til prosjektet «Hvordan 1+1+1 = mer enn 3».

– Dette muliggjorde en mer inkluderende prosess med grundigere kartlegging og bredere diskusjon av problemstillinger og mulige løsninger, forteller Hovde, som er prosjektleder. Prosjektets andre mål har vært å dokumentere prosessen.

– Vi tenkte at siden vi er først ute, får vi også vise vei, sier Hovde. Erfaringsbanken er tilgjengelig som en blogg på http://www.sasbib.no, som oppdateres jevnlig med møtereferat, intervju og reportasjer.

fellessamling-alt-1
FELLESSAMLING: Fellessamlingen i mai 2016 ble arrangert for å informere og involvere de bibliotekansatte i Sandefjord, Stokke og Andebu i prosessen.

Involverte de ansatte

I mai 2016 ble første skritt tatt for å involvere de ansatte direkte i prosessen. På et felles informasjonsmøte på Sandefjord bibliotek fikk alle møtt hverandre og dessuten diskutert sentrale problemstillinger knyttet til sammenslåingen.

– Alle kan ikke bestemme alt, men deltagelse er viktig for å skape tilknytning, sier Hovde.

Målet med plenumsdiskusjonen var å finne ut hva som måtte prioriteres tidlig i prosessen. For hasteområdene ble det i ukene som fulgte nedsatt arbeidsgrupper med én representant fra hvert bibliotek. Deres oppgaver har vært å kartlegge praksis og rutiner og å legge fram konkrete løsninger på problemstillinger.

– Rutinene våre må samkjøres, slik at brukerne møtes likt, enten de kommer til et bibliotek på landet eller i byen. Og det handler om å finne ut hvor vi kan frigjøre ressurser, slik at vi kan gi brukerne våre et bedre tilbud, forklarer Hovde.

Felles biblioteksystem

Andebu og Stokke bruker Micromarc. Sandefjord kjører Bibliofil. Systemgruppa ble nedsatt først og fremst for å stake ut veien mot ett felles biblioteksystem.

– Hvis vi skal fungere som ett bibliotek, er det ikke noe annet alternativ, slår Hovde fast.

Arbeidsgruppa kom fram til at de to minste bibliotekene skulle bytte til Bibliofil. Bibliotek-Systemer har startet arbeidet med å konvertere og slå sammen databasene, men dette er en langvarig prosess, som vil kreve mye kommunikasjon mellom leverandør og bibliotek. Målet er at felles system skal tas i bruk i løpet av våren 2017.

Systemgruppa har også jobbet med rutiner for purringer og erstatningskrav, felles lånekort, selvbetjeningsenheter og innføring av RFID i Andebu og Stokke, blant annet.

systemmote
SYSTEMMØTE: Arbeidsgruppa for system i møte med Bibliotek-Systemer for å diskutere veien mot felles biblioteksystem. Fra venstre: Veslemøy Grinde, Wenche Roald Naas, Jørgen Hovde, Ola Thori Kogstad, Reidar Bjerkseth, Gunnar Monsen og Henriette Thoner.

Fokus på arrangement

Arbeidsgruppa for arrangement var blant de første som ble nedsatt. I nye Sandefjord kommune er bibliotekseksjonen plassert under samme kommunalområde som by- og stedsutvikling, og det er sterkt fokus på å videreutvikle dem som møteplasser og arenaer for formidling, debatt og samfunnsutvikling.

– Arrangement blir en prioritet for det nye biblioteket. Det kommer klare politiske signaler på at det forventes mer aktivitet på dette feltet, forklarer Hovde.

Gjennom arbeidsgruppa er det etablert et nært samarbeid om planlegging, booking og markedsføring av arrangement. Felles program ble innført fra desember 2016, og arrangement «gjenbrukes» på flere av bibliotekene.

ble-kjent
BLE KJENT: Bli kjent-dagen i oktober 2016 ble arrangert for å skape fellesskap på tvers av bibliotekenhetene. Her går ferden videre fra Sandefjord til Andebu med buss.

Ble kjent på «drømmedag»

En arbeidsgruppe har sett på det praktiske rundt innkjøp, katalogisering og klargjøring av bøker og andre medier. På dette området er det stort behov for å kartlegge og samkjøre praksiser. For å frigjøre ressurser er en del arbeidsoppgaver blitt samlet i Sandefjord, og det jobbes med å effektivisere ytterligere.

Og sist, men ikke minst, har «bli kjent-gruppa» jobbet for å lage fellesskap på tvers av de geografisk adskilte bibliotekenhetene. Dette er noe av det viktigste å tenke på i en fusjonsprosess, mener Jørgen Hovde. I oktober 2016 arrangerte gruppa en «Drømmedag med bibliotekkolleger», med omvisning på alle tre bibliotekene, tur i skogen, felles lunsj – og oppfordringer om å sette seg ved siden av noen man ikke kjente på bussen.

pa-tur-alt-2
PÅ TUR: Spasertur på Sti for øye i Stokke inngikk i bli kjent-dagen for alle ansatte på de tre bibliotekene i oktober 2016.

Et overgangsår

– Bibliotekene har kommet langt med samordningen og vært flinke til å finne løsninger og gode samarbeidsformer. Og det er helt i bibliotekets ånd. Samtidig gjenstår mange detaljer, så 2017 blir å betegne som et overgangsår, sier seksjonsleder Bjarne Sætre.

For eksempel er det et mål å utvide åpningstidene i Stokke og Andebu, og Meråpent bibliotek er satt på agendaen, i første omgang i Andebu. Hvordan dette gjennomføres, vil i stor grad avhenge av samspillet med de publikumsrettede servicetorgene, som trolig samlokaliseres med bibliotekene i løpet av våren.

Og så var det alt man ble enige om at ikke hastet like mye: Arbeidsgrupper for arbeidsorganisering, samlingsutvikling, formidling og markedsføring på sosiale medier starter arbeidet i løpet av vinteren.

Skal bli gode sammen

– Prosessen så langt har gått nesten overraskede fint og har ikke vært konfliktfylt – selv om vi selvsagt ikke er enige i alt. Det er lagt trygge og gode rammer for prosessen videre, sier Jørgen Hovde. Og som leder på det minste av bibliotekene er han fornøyd med måten bibliotekene er organisert på i den nye kommunen:

– I bibliotekseksjonen er vi tre organisatorisk likestilte enheter. Jeg tar det som et signal om at bibliotekene fortsatt skal stå sterkt i Andebu og Stokke. Vi er tre selvstendige enheter, som skal bli skikkelig gode sammen, sier Hovde.

Reklamer

Én tanke på “Ser mulighetene i sammenslåingen”

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

w

Kobler til %s