Veien mot felles biblioteksystem

Andebu og Stokke bytter til Bibliofil

Reklamer

I løpet av våren 2017 skal bibliotekene i Andebu og Stokke bytte biblioteksystem fra Micromarc til Bibliofil. Mandag 26. september hadde arbeidsgruppa for system et møte med Bibliofil-utvikleren Bibliotek-Systemer AS i Larvik for planlegge veien mot et felles biblioteksystem med felles database for bibliotekenhetene i nye Sandefjord.

motet2l
VED MØTEBORDET: Fra venstre: Veslemøy Grinde, Wenche Roald Naas, Jørgen Hovde, Ola Thori Kogstad, Reidar Bjerkseth, Gunnar Monsen og Henriette Thoner.

Til stede:
Jørgen Hovde (Andebu bibliotek)
Veslemøy Grinde (Sandefjord bibliotek)
Wenche Roald Naas (Stokke bibliotek)
Ola Thori Kogstad (daglig leder og systemsjef i Bibliotek-Systemer)
Reidar Bjerkseth (salgssjef i Bibliotek-Systemer)
Gunnar Monsen (teknisk sjef i Bibliotek-Systemer)
Henriette Thoner (økonomimedarbeider/prosjektkoordinator i Bibliotek-Systemer)

ankomstl
ANKOMST: Jørgen og Wenche ankommer Bibliotek-Systemer.

Ikke et menyvalg
– Det er en komplisert prosess å slå sammen databaser, særlig fra to systemer, understreker Ola Thori Kogstad, daglig leder og systemsjef i Bibliotek-Systemer.
– Men vi ser dere har relativt god tid – og det er bra, sier salgssjef Reidar Bjerkseth.
De forteller at Bibliotek-Systemer har gjort en rekke sammenslåinger og konverteringer (fra til sammen ti forskjellige systemer) av databaser før, men at de bare en gang tidligere har utført jobben med tilsvarende store bibliotek. Den gangen gjaldt det sammenslåingen av folkebibliotekene i Hamar og Vang i 2007.
– Det er ingen standardoppgave å gjøre dette. Det er ikke et enkelt menyvalg, men en langvarig prosess som krever mye kommunikasjon mellom leverandøren og de involverte bibliotekene. Det er helt nødvendig å dele oppgaven i mindre deler. Og første steg er å redusere til bare ett biblioteksystem gjennom en konvertering, forklarer Kogstad. Altså må bibliotekene i Andebu og Stokke over på Bibliofil før man kan gå videre i prosessen.

Tar utgangspunkt i reelle data
Utgangspunktet for konverteringen vil være et komplett sett rådata fra databasene til bibliotekene i Stokke og Andebu: MARC-poster, eksemplarer, lånerregisteret, reserveringer etc., som bestilles fra nåværende systemleverandør, Micromarc-utvikler Bibliotekenes IT-senter, i et såkalt «prøveuttrekk».
Dette gjøres separat for de to bibliotekene. den påfølgende prosessen konverteres databasene til Andebu og Stokke helt uavhengig av hverandre. Det er derfor ingenting i veien for at det ene biblioteket kan starte konverteringen før det andre.

omvisningl
OMVISNING: Salgssjef Reidar Bjerkseth gir en liten omvisning i Bibliotek-Systemers lokaler.

En prosess med to aktører
– Men hvis man bare tar rådata fra en database og legger over i en annen, mister man formye presisjon. En rent maskinell konvertering er derfor ikke godt nok, understreker Kogstad.
Det som må til er en iterativ prosess med to aktører: biblioteket og leverandøren.
– På denne måten oppnår vi bedre konsistens og høyere presisjon, sier Kogstad, som legger til at her er det bare å utnytte det bibliotekene ikke har det travelt, for å sikre et best mulig resultat.

En rekke prøvekonverteringer
Dataene fra prøveuttrekket legges i en Bibliofil-database, som også kobles mot et nettsøk, slik at man kan studere disse og se at alt blir riktig.
– Vi går gjennom dataene og ser hva som er gjort og hvorfor. Og så må vi finne ut hvordan det er mest hensiktsmessig at det blir videre, sier Kogstad.
Med det samme foretas en opprydning i blant annet hyllesignaturer og plasseringer. Det kan for eksempel være flere varianter av én hyllesignatur, som «FILM», «FILMER» og «DVD». Når endringene er implementert, legges dataene i databasen igjen, og man tester på nytt – for deretter å foreta nye korrigeringer.
– Og denne prosessen gjentas til man er fornøyd. Det kan bli snakk om å gjennomføre en rekke prøvekonverteringer, der målet er å få de beste dataene. Dette er det ikke noe i veien for å gjøre, for selve konverteringen tar kort tid – det er det å skrive scriptene som krever arbeid.
I perioden dette arbeidet pågår, fortsetter bibliotekene å bruke det gamle systemet i den daglige driften.
– Og når alt fungerer som det skal, gjør man et endelig uttrekk og foretar den endelige konverteringen, forklarer Kogstad.

Får tid til å gjøre seg kjent
Når bibliotekenhetene kjører samme system, er det klart for å gjennomføre selve sammenslåingen – men det kan godt vente en stund.
– Det er ikke noe som tilsier at man må ta sammenslåingen umiddelbart etter første steg. Det kan tvert imot være gode argumenter for å vente en stund, sånn at de ansatte får gjøre seg kjent med det nye systemet, påpeker Bjerkseth.
Sammensmeltingen av databasene blir gjort i en egen installasjon, sånn at man får studert resultatet. Også her er det snakk om en lengre prosess med flere runder før den felles databasen er klar til å tas i bruk.
– I denne delen av prosessen vil utfordringen være å finne og luke ut flest mulig duplikater, sier Krogstad. Han legger til at det ikke er realistisk å finne alle, men at prosessen går til man når et håndterbart nivå.

demonstrasjonl
VISER FRAM: Vidar Ringstrøm, bibliotekfaglig konsulent i Bibliotek-Systemer, demonstrerer søke- og katalogiseringsverktøyene i Bibliofil.

Duplikater i katalog
Ved sammenslåing av bibliotekdatabaser oppstår det lett duplikater i katalogen.
– ISBN og Bibliofil ID-nummer er nyttige verktøy for å finne en god del av disse. Samtidig må man være oppmerksom på at ulike bøker, for eksempel i serier, kan ha samme ISBN-nummer. Det hender også at forlagene gjenbruker ISBN-nummer i vanvare, forklarer Krogstad.
Bibliofil ID-nummer identifiserer unike verk basert på feltene «tittel», «materialtype», «utgivelsessted» og «utgiverår» og kan i utgangspunktet være et nyttig verktøy for å finne duplikater.
– Men heller ikke de er ufeilbarlige. For eksempel kan ulike skrivemåter av titler skape duplikater. Samtidig krever programmet som tilordner bibliofilnummer en viss mengde informasjon, så hvis enkelte poster mangler katalogdata, for eksempel utgivelsessted eller -år, er det tid for å ta en kikk på det, sier Kogstad.
Strekkodene på bøker og annet materiell skal ikke by på problemer, siden det benyttes ulike serier på bibliotekene.

Duplikater i lånerregisteret
Lånerregisteret er den andre utfordringen når det kommer til duplikater.
– Nasjonale lånekort gjør duplikater mye enklere å unngå, siden de er unike, påpeker Kogstad.
Alle tre bibliotekene har arbeidet med å bytte ut gamle, lokale lånekort med nasjonale kort siden i sommer. Det aller beste er om kortene er reelle nasjonale lånekort registrert med personnummer i Nasjonalt lånerregister. Samtidig har man ikke anledning til å kreve dette av lånerne, barn får konsekvent lånekort som ikke er registrert nasjonalt, og man har lånere som institusjoner etc., som naturlig nok ikke kan identifiseres med personnummer.
– Vi har gode rutiner for å få luket ut duplikater her også. En del vil skje automatisk. Deretter lages det lister som sorteres sånn at man kan gå over dem manuelt, forklarer Kogstad.
I praksis kan det bli aktuelt å rett å slett fjerne lånere med dupliserte kort, sånn at de blir nødt til å kontakte betjeningen neste gang de bruker biblioteket.

Sandefjord danner grunnlag
Det er ikke tilfeldig hvilken rekkefølge databasene slås sammen i.
– Kvaliteten blir bedre jo mindre data vi trenger å flytte på. Derfor er det best å ta utgangspunkt i den største databasen. Vi slår den nest største databasen sammen med den største, og til slutt legger vi til den minste databasen. Den første og største databasen får med alle sine poster. Den andre får med de postene som den første mangler, og de postene som ingen av de to to største databasene har, overføres fra den tredje, forklarer Kogstad.
Altså vil Sandefjords database ligge i bunnen for den nye, kombinerte databasen.

Skolene ikke med
Det er opp til de IKT-ansvarlige i skolene hvilket system som skal benyttes på skolebibliotekene, og i utgangspunktet er det ikke meningen at deres databaser skal være del av denne konvertering- og sammenslåingsprosessen. Men i Andebu ligger skolens data i bibliotekets database.
– Vi må se på uttrekket og se om skoledata er blitt med over, og sørge for å luke det ut, sier Kogstad.
Jørgen Hovde, biblioteksjef i Andebu, mener det ikke skal by på problemer, da det er lett å identifisere hvilke lånere som tilhører skolene.

motet1
FORKLARER: Ola Thori Kogstad, daglig leder og systemsjef i Bibliotek-Systemer, forklarer gangen i konvertering- og sammenslåingsprosessen.

Utprøving med reserveringer?
I den ferdig sammenslåtte databasen vil man stå fritt til å reservere bøker og materiell også fra de andre enhetene. Men ved lånerinitierte reserveringer vil eksemplarer på lånerens angitte henteavdeling prioriteres.
– Dette er parameterstyrt – alle lånerne vil få satt en henteavdeling. I utgangspunktet blir de tilknyttet den avdelingen de bruker i dag. Og for dem som bruker flere avdelinger, kan vi for eksempel ta utgangspunkt i postnummer. Og selvsagt kan låneren selv endre dette ved å logge inn via nett, forklarer Kogstad.
Når bibliotekenhetene utfører reserveringer, kan de velge å reserve boka lokalt eller globalt, sånn at den hentes fra den enheten som først får et ledig eksemplar.
– Dette er noe vi må prøve oss fram på og vurdere hvordan vi skal gjøre. Hvis vi alltid reserverer globalt, kan det bli litt av runddans, påpeker Veslemøy Grinde.
– Det vil i så fall kreve hyppigere transportordning enn vi har i dag, sier Jørgen Hovde.

Mer funksjonalitet på web
Systemgruppa får en rask demonstrasjon katalogiserings- og søkeverktøyene i Bibliofil. Bibliotek-Systemer viser også fram en nettbasert plukkliste for reservert materiell, som er spesielt tilpasset smarttelefoner.
– Det går mot stadig flere tilbud og mer funksjonalitet på web, men ikke sånn at Bibliofil i sin helhet blir webbasert fra en bestemt dato, og til da må alle bytte. Men når vi utvikler ny funksjonalitet, ser vi først på om dette er noe som kan gjøres på web. Vi utvikler primært for telefon, men løsningene skal se bra ut på nettbrett også, forteller Kogstad.

Lik nykatalogisering
I tiden fram mot sammenslåingen av databasene vil det være en fordel om nykatalogiseringen er mest mulig lik på de tre bibliotekene.
– Det vil lette arbeidet om alle bruker rene data fra BIBBI, uten å gjøre lokale tilpasninger. Titler bør i hvert fall ikke endres på. Emneord og sånt er det ikke like nøye med, informerer Kogstad.
– Hva skjer hvis det er ulike emneord i katalogpostene på enhetene? vil Hovde vite.
– Det er opp til dere. De kan foldes sammen, eller en database kan undertrykke. Dette er blant tingene vi må se på når vi har de konkrete dataene, sier Kogstad.
Wenche Roald Naas peker på at det for Stokkes del vil være viktig at bøker som er merket som tilhørende mormålsamlingen, fortsatt må kunne søkes på som dette.
I Andebu vil man måtte ta stilling til hvordan bøkene som i dag tilhører det avsluttede Bokibox-prosjektet, skal vises.

Trenger VPN
Prosessen er avhengig av at det settes opp VPN-forbindelser mellom bibliotekenhetene og Bibliotek-Systemer.
– IT-folka er travle, men dette er noe IT-avdelingene bare blir nødt til å ta seg av, sier Hovde.

Innføring av RFID
Til slutt diskuteres det om noen av enhetene vil trenge nytt teknisk utstyr.
Systemgruppa har anbefalt at alle enhetene skal ta i bruk RFID, men per i dag er dette bare implementert i Sandefjord. Stokke har en automat som er «klar» til å ta i bruk RFID. Andebus automat må byttes ut før RFID kan tas i bruk på enheten, men i en overgangsfase skal det ikke være noe i veien for å bruke den med Bibliofil, så lenge den støtter Sip2-protokoll.

Fin dialog
Nå blir første trinn i prosessen å bestille prøveuttrekk fra Bibliotekenes IT-senter. Micromarc-avtalene er foreløpig ikke sagt opp, siden det fremdeles er uavklart hvor lenge bibliotekene i Andebu og Stokke kommer til å bruke sine gamle system.
– Det er mange detaljer vi må ta etter hvert, når vi har fått dataene. Men nå har vi i hvert fall fått i gang en fin dialog, sier Bjerkseth.

2 kommentarer om “Veien mot felles biblioteksystem”

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

w

Kobler til %s