Møte i systemgruppa 13. september

Tidspunkt: Tirsdag 13. september
Sted: Andebu bibliotek
Til stede: Jørgen Hovde, Veslemøy Grinde og Wenche Roald Naas

selvbetjening

Systemgruppa tok for seg referatet fra forrige møte og gikk videre inn på flere av punktene. Numrene i parantes viser til tilsvarende sak i forrige referat.

1. Referat

Referatet fra forrige møte ble gjennomgått og godkjent.

2. E-post

Alle tre bibliotekene har i dag en generell «skranke-e-post». I Andebu og Stokke mottas meldinger skrevet i Meg og mitt i en egen meldingsboks i Micromarc.

Sandefjord bibliotek er i en prosess med å bytte fra Bibliotek-Systemers e-postsystemet til Outlook, som resten av kommunen allerede bruker. I den forbindelse får biblioteket og de ansatte nye adresser på formen [bruker]@sandefjord.kommune.no.

Må tas stilling til:
Skal det være én generell e-postadresse for alle enhetene i Sandefjord bibliotek, eller skal enhetene ha hver sin? Skal det være vaktordninger på tvers av enhetene for e-post?

Anbefaling:
Enhetene får hver sin e-postadresse for generelle henvendelser.

Det kan oppstå forvirring om Sandefjords adresse er for enheten i Sandefjord eller en overordnet e-post for alle enhetene. E-post som bør behandles på andre enheter, sendes videre til dem.

Alternativ (ikke anbefaling):
Publikum får én e-postadresse de kan henvende seg til. De som betjener denne, sender videre til dem som skal håndtere e-posten.

3. Reservering av medier (6)

Når bibliotekene har fått felles database må lånerne selv bestemme henteavdeling ved reserveringer på nett.

Når lånere selv bestiller (Norgeslån) må de velge hentebibliotek, og da vil Stokke og Andebu fortsatt være valg. Men det vil trenges opplæring av lånere, selv om flere er vant til å bruke Samsøk og Norgeslån fra før.

4. Nye lånekort for nye Sandefjord bibliotek

Jørgen kontakter BaseBibliotek/Nasjonalbiblioteket for å oppklare hvordan vi gjøre det med nye lånekort.

Anbefaling:
Alle lånekort merkes «Sandefjord bibliotek».

Anbefaling:
Vi lager egen forside til det nye lånekortet med illustrasjon av lokal kunstner fra enten Andebu eller Stokke.

5. Katalog og katalogiseringspraksis (3)

Systemgruppas vurdering er at det vil være mest fornuftig med færrest mulig lokale tilpasninger av katalogdata. Det vurderes derfor som unødvendig å nedsette en egen kataloggruppe. Det vil holde å diskutere dette i personalgruppene.

I dag autoriserer Sandefjord bibliotek aktuelle MARC-felt før lagring av katalogpost. Dette gjøres i mindre skala også i Stokke, men ikke i Andebu.

Det rent praktiske med innkjøp og mottak av bøker blir sett på senere av en egen gruppe.

Anbefaling:
Katalogposter autoriseres automatisk. Dette i motsetning til manuell autorisering, der hvert felt i katalogposten må godkjennes. Det betyr at vi må godta postene som de er når vi henter dem fra Biblioteksentralen.

6. Rydding i lånerregisteret

Stokke og Andebu har ryddet i sine lånerregistre. Lånere som ikke har vært aktive siden 1.1.2014 er blitt slettet. Purringer de eventuelt måtte ha, er også blitt slettet. Ikke leverte bøker har fått status «tapt utlån».

Sandefjord skal gjøre det samme i løpet av høsten.

7. Katalog / avdelinger

Avdelingsstrukturen i Bibliofil er i hovedsak knyttet til fysiske avdelinger. I Sandefjord er barneavdelinga i egen etasje, og derfor er det naturlig at den regnes som egen avdeling. For Stokke og Andebu er det kanskje nok å ha en avdeling hver. Det må vurderes hva som gjøres med  følgende:

Stokke:
Furulund (samling lydbøker utplassert på veikafé – Transportarbeiderbiblioteket)
Fotosamlinga
Kommunekunst

Hvalfangstsamlingen tilhører ikke Sandefjord bibliotek og ligger i en egen database. Denne trenger man derfor ikke ta stilling til i denne sammenhengen.

Anbefaling:
Følgende avdelinger opprettes/beholdes:
– Sandefjord voksen
– Sandefjord barn
– Andebu
– Stokke

8. RFID og strekkoder (4)

Stokke har fått tilbud på å oppgradere sin automat til RFID.

I Bibliofil skrives etikettene med strekkoder ut på biblioteket, siden de også inneholder opplysninger som for eksempel hylleplassering.

Sandefjord bibliotek har etikettskriver.

Anbefaling:
Stokke oppgraderer sin automat til å kunne lese RFID.
Fordel: Pris
Ulempe: Annen leverandør enn for tilsvarende utstyr på de andre enhetene

Anbefaling:
Andebu og Stokke får egne etikettskrivere.
(Dette må sees i lys av hvor bøker skal legges inn, men antageligvis vil det alltid være behov for etikettskriver, uansett hvor hovedmengden av bøker klargjøres.)

Andebu (som trenger ny automat for RFID) henter inn pris på RFID-automat hos Bibliotek-Systemer.

9. Purringer og intervaller for purring (5)

Varsel: I dag går det ut varsel/påminnelse tre dager før forfall i Stokke og to dager før forfall i Andebu og Sandefjord.

Anbefaling:
Purringer: Purringer sendes to uker etter forfall, med mindre det er venteliste. Da går purring ut med en gang. (Som i Sandefjord i dag.)
Varsel: Ikke klart

10. Reservering av medier (6)

Det må undersøkes hva NCIP (ny fjernlånsprotokoll) betyr for oss i det nye biblioteket. Hvordan påvirker dette fjernlån fra og til enhetene?

Spørsmål rundt NCIP oppklares på møte med Bibliofil.

11. Websøk (7)

Det må avklares med Bibliotek-Systemer hva som er mest praktisk for oss.

Skal de tre enhetene/bibliotekene skal ha ett felles websøk, hvor man kan se på eksemplarvisningen hvor eksemplaret befinner seg, eller skal man ha tre ulike websøk, hvor kun den enkelte enhetens eksemplarer vises?

Må tas stilling til:
– Hvordan skal status på medier vises i websøket?
– Skal medier vises på tvers av enhetene?

12. Kontakt med bibliofil

Jørgen har booket møte med Bibliotek-Systemer (26. september). Hans har fått et uformelt prisoverslag på konvertering til Bibliofil.

13. Lisenser Bibliofil

Vi trenger flere lisenser på Bibliofil. Det er ønskelig med ti i tillegg til dem som Sandefjord allerede har.

Neste møte, som skulle vært 14. oktober, flyttes til 28. oktober.

Reklamer

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

w

Kobler til %s