Møte i arrangementsgruppa 9. september

Arrangementsgruppa har kartlagt nåværende praksis og legger frem sine første anbefalinger

Reklamer

Tidspunkt: Fredag 9. september
Sted: Stokke bibliotek
Til stede: Beatrice Tessmer, Jørgen Hovde og Hanne Ottoson

image1

1.Klargjøring av mandat

Møtet ble startet med en klargjøring av oppgavene og mandatet som ligger til grunn, som definert av styringsgruppa.

2. Kartlegging av nåværende praksis

Sandefjord:


Praktisk / lokalitet

  • Det er stoler til 150 besøkende.
  • «Litteraturhjørnet» blir brukt til arrangementer, der utstyret rigges frem og tilbake. Det er investert i moderne lydutstyr, som styres gjennom en iPad/miksepult. Ikke alle har fått opplæring i å bruke det nye utstyret, men på sikt skal flere mestre det.
  • Det jobbes med en løsning der utstyret er fastmontert i taket, sånn at man slipper å rigge frem og tilbake.

 

Annonsering / plakater

  • Det publiseres månedsprogrammer. Det er vurdert at dette er mest hensiktsmessig i en dynamisk hverdag der programmet fort kan forandre seg etter aktualitet.
  • Sandefjord lager de fleste plakatene selv. Noen plakater lages i rådhustrykkeriet, som får informasjon fra biblioteket og bruker maler i utformingen av plakatene. Enkelte ganger må det brukes andre logoer i tillegg til kommunevåpen, og da må biblioteket lage plakatene selv.
  • Det sendes pressemelding til Byavisa Sandefjord, NRK Vestfold og Sandefjords blad i forbindelse med arrangementer. I hovedsak betales det ikke for annonser, med unntak når det er noe veldig spesielt, eller hvis en samarbeidspartner betaler for annonseringa.
  • Sandefjord har en mailingliste for dem som er interessert i Filosofisk salong (1x hver måned). Via e-post får vedkommende oppdateringer og invitasjoner til neste salong.
  • Facebook blir brukt til å reklamere for arrangementer. Alle arrangementene ligger inne som «upcoming events». Instagram, bibliotekets egen webside og den kommunale websiden blir også brukt for å reklamere.
  • Programmet ligger også i kalenderen til Hjertnes Kino og Kulturhus og på websiden til VisitSandefjord.
  • Det er informasjonsskjermer over skranka og storskjerm mot Rådhustorget.
  • Plakatene henges opp av medarbeiderne, stort sett de som organiserer og har ansvar for arrangementet. Det finnes 4-5 plasser for plakater i biblioteket og en mulighet i Hjertnes-foajéen.
  • Plakatfilene blir sendt til ungdomskoler og videregående skoler, hvis arrangementet er aktuelt for dem. Forsmannsenteret og noen andre eldresenter får også plakater, men ikke regelmessig.
  • Når biblioteket jobber med eksterne aktører, sørger de for at plakater/brosjyrer/info deles også i deres nettverk.


Program

  • Det er formalisert to møter i året hvor de ansatte samles for å diskutere program. Der kan alle presentere sine ideer. Det blir også lagt frem innspill fra lånere. Arrangementene legges så i et googledokument, som alle ansatte har tilgang til.
  • Arbeidet med programmet starter tidlig på våren/høsten før det aktuelle halvåret.


Samarbeid med frivillige og organisasjoner

  • I dag er det ikke et utbredt samarbeid med frivillige når det gjelder hjelp til det praktiske med å gjennomføre et arrangement.
  • Det er samarbeid med Folkeakademiet (2 arr. per semester), Folkeuniversitetet  (2-3 arr. per semester), Røde Kors, Frivilligsentralen, Kirkeakademiet (1-2 arr. per semester) og noen lag og foreninger i Sandefjord for enkelte arrangementer.
  • Røde Kors har leksehjelp for barn og datahjelp for engelsk- og arabisktalende innvandrere.
  • Frivilligsentralen har språkgrupper 2 ganger hver uke.
  • Dramalinjen på Sandefjord videregående skole har en forestilling på biblioteket hvert år på Verdens poesidag, 21.mars.
  • Det er samarbeid med Hjertnes Kulturhus.


Arrangementer for barn

  • Barneavdelingen arbeider separat med å sette opp arrangementer. Den har fast eventyrstund på onsdager og 3-4 barnearrangementer i halvåret.
  • Gjennom et samarbeid med Sandefjord videregående skole holder skolens dramalinje eksamensforestilling for barn på biblioteket.
  • Større barnearrangementer publiseres på Facebook eller i barnearrangement-katalogen fra Hjertnes kulturhus. Mindre arrangementer reklameres for via Facebook og plakater på biblioteket.


Kontrakter

  • Sandefjord kommune har et enkelt, gammelt kontraktskjema, som også brukes av biblioteket. Dette mangler for eksempel konsekvensen ved avlysning av et arrangement. Personalavdelingen jobber med en ny standardkontrakt, som ikke er ferdig enda.
  • En del skjemaer må fylles ut av biblioteket og sendes til økonomiavdelingen, for utbetaling av honorarer.


Budsjett

  • Til noen få arrangementer kreves det inngangspenger. Flesteparten er uten inngangspenger.
  • Det er ikke et spesifikt budsjett på arrangementer.

Andebu

Praktisk / lokalitet

  • Arrangementene holdes i biblioteklokalet. I enkelte tilfeller har arrangementer blitt holdt i kantina i bygget der biblioteket holder til.
  • Bibliotekets bokhyller er på hjul, og ved hvert arrangement rigges det ved at hyllene trilles vekk. Som oftest er dette i samarbeid med frivillige, enten fra Frivilligsentralen eller ved at Folkeakademiet hjelper til.
  • Det må sendes e-post til vaktmesterne for at luftanlegget ikke skal skrus av.
  • Andebu bibliotek har oppgradert lyd- og bildeutstyret sitt med arenamidler. I tillegg er det kjøpt en stolvogn. Det etterspørres en stolvogn til.


Annonsering / plakater

  • Biblioteket lager plakater før hvert arrangement. Disse trykkes på egen skriver. Plakatene henges opp i Andebu og omegn, som oftest av ansatte på biblioteket, men også av frivillige. Plakatene legges også ut på Facebook.
  • Pressemelding sendes som oftest både før og etter et arrangement, til Tønsbergs blad, Sandefjords blad og NRK Vestfold.
  • Enkelte ganger sendes «reklame» for et arrangement til alle ansatte i Andebu kommune.
  • For siste halvdel av 2016 ble det ikke laget program. For første halvdel av 2016 ble det laget halvårsprogram.


Program

  • Programmet diskuteres i personalgruppa i forkant av det aktuelle halvåret.
  • I hovedsak forsøker man å ta hensyn til publikumsønsker.


Samarbeid med frivillige og organisasjoner

  • Biblioteket samarbeider tett med Folkeakademiet Andebu, som støtter Andebu bibliotek med 2.000 kroner for hvert arrangement der de er medarrangør.
  • Det er også et tett samarbeid med Frivilligsentralen.
  • Det samarbeides også med andre organisasjoner, som pensjonistforeningen.


Arrangementer for barn

  • Biblioteket prøver å ha et barnearrangement i halvåret.


Kontrakter

  • Det brukes i hovedsak ikke kontrakter.
  • Ved et enkelttilfelle ble det brukt kontrakt etter en mal sendt fra kulturhuset i Sandefjord.


Budsjett

  • Det varierer og avhenger av arrangementet om det blir tatt inngangspenger.
  • Det er budsjettert med 5.000 kroner til arrangementer. I tillegg er det budsjettert med overføringer til Fylkesbiblioteket på 8.000 kroner, som går til Litteraturuka.

Stokke

Bibliotekets venner

  • Foreningen er en støttespiller for biblioteket og har gjennom de snart 20 årene den har vært aktiv, bidratt betydelig til gode og allsidige arrangementer i biblioteket.
  • Styremedlemmene bidrar også med praktisk arbeid: kaker, kaffe, stolbæring, hylleflytting osv. og er en verdifull ressurs.
  • Styret har, i samarbeid med biblioteket, funnet frem til programposter, gjort avtaler og betalt honorar til forfattere/foredragsholdere/musikere.
  • Biblioteksjefen er fast medlem i styret og lager programhefter og plakater og ajourholder medlemsregisteret. Biblioteket sørger også for kunngjøring via kulturkalendre i avisene, Byavisa, kommunens fellesannonser, Nytt fra Stokke kommune og sosiale medier.
  • Bibliotekets venner har medlemskontingent. (Pr. i dag ca. 150 medlemmer.) Arrangementer som bibliotekets venner står for, koster 50 kroner for ikke-medlemmer og 100 kroner for medlemmer. Medlemskontingenten og inngangspenger har blitt brukt på arrangementer.
  • Det kartlegges for tiden hvordan Bibliotekets venner i Stokke skal organiseres i framtiden for å ta vare på engasjementet på best mulig måte.


Praktisk / lokalitet

  • Arrangementene holdes i bibliotekets egne lokaler.
  • Hyller på hjul og stablestoler muliggjør arrangementer med opptil 150 personer.
  • Bibliotekets personale + styret i Bibliotekets venner legger til rette.


Annonsering / plakater

  • Biblioteket lager programheftet (enten halvårlig eller helårlig) og plakater og sørger for kunngjøringer (se over).
  • Bibliotekets venner har rodeliste og fordeler plakater rundt i kommunen.
  • Barneavdelingen tar ansvar for å lage egne plakater.


Program

  • Lørdagsbokprat ca. 1 gang pr. måned i vinterhalvåret med en profesjonell formidler.
  • Voksenarrangement ca. 1 gang pr. måned + noen ekstra i samarbeid med Den kulturelle spaserstokken og DKS.
  • Norskundervisning for kvinner og menn + leksehjelp til innvandrere + internasjonal kvinnegruppe (i samarbeid med Diakoniutvalget).


Samarbeid med frivillige og organisasjoner

  • Bibliotekets venner.
  • Diakoniutvalget.


Arrangementer for barn

  • Et barnearrangement i halvåret. Dette dekkes av kommunens budsjett.
  • Eventyrstunder for inviterte grupper/barnehager noen ganger + for grupper med fremmedspråklige barn.


Kontrakter

  • Til nå har dette vært håndtert av Bibliotekets venner. Enklest mulig – gjerne pr. epost.


Budsjett

  • Bibliotekets budsjett har 6.000 kroner til arrangementer, som i praksis er øremerket barnearrangementer
  • Alle voksenarrangementer finansieres av Bibliotekets venner, bortsett fra Litteraturuka, som har 10.000 kroner på kulturbudsjettet.

3. Arenamidler

Arrangementsgruppa har diskutert dette og kommet fram til at det må søkes på arenamidler. Sandefjord bibliotek har allerede startet et forarbeid. Arbeidet koordineres nå fra arrangementsgruppa. Det ble diskutert flere innganger og ideer til søknaden.

Vedtak: Arrangementsgruppa jobber med å utarbeide en søknad.

4. Anbefalinger og kommentarer

Arbeidsgruppe for felles program
Det settes ned en arbeidsgruppe for arrangementer fra 1. januar 2017. Denne gruppa består av representanter fra alle enhetene. De lager program for hele seksjonen. Det er viktig å vise at vi har et felles tilbud, slik at publikum kan velge hvor de vil gå.

Budsjett
Det er viktig med en basis budsjettpost, som så kan suppleres med tilskuddsmidler.

Kontrakter
Skal inngås «profesjonelt» – egen mal for alle, håndteres ett sted.

Program
Antall arrangementer i Stokke og Andebu økes. Men hvordan? Det kan være aktuelt med «gjenbruk» av arrangementer.

Annonsering / plakater
Trykt program og plakater produseres ett sted og distribueres til alle. Markedsføring samkjøres.

5. Kommentarer fra Jørgen etter møtet

Vi burde invitere våre samarbeidspartnere til et møte, der vi diskuterer hvordan de vil forholde seg til at biblioteket øker antall arrangementer.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

w

Kobler til %s