Møte i systemgruppa 23. august

Tidspunkt: Tirsdag 23. august
Til stede: Jørgen Hovde, Veslemøy Grinde og Wenche Roald Naas

image2

Anbefalingene i det følgende referatet er ikke endelige, men et tidlig utkast på hva vi tror blir anbefalingen.

1.) Arbeidsgruppas oppgaver

  • Arbeidsgruppa skal komme med en anbefaling for prosessen med å samkjøre biblioteksystemene.
  • Arbeidsgruppa skal anbefale løsninger på forskjellig praksis og utfordringer i forbindelse med konverteringa.
  • Der det er mulig og naturlig skal det også presenteres alternative løsninger i tillegg til den anbefalte.

2. ) Skolenes biblioteksystem

Skolene er et eget ansvarsområde, og skolenes biblioteksystem er ikke folkebibliotekenes ansvar.

Likevel ser vi det kanskje kan være en fordel for eksempel å ha kursing sammen med skolebibliotekene, hvis de velger samme system som oss. Det kan også være fordeler med at skolene velger Bibliofil, for eksempel med tanke på deling av katalogdata.

Det er bestemt at biblioteksjefene skal kontakte IT-ansvarlig for skolene i hver enkelt kommune og melde om at de må ha en dialog med biblioteksjefene når de begynner arbeidet med å velge nytt system for skolene.

3.) Katalog og katalogiseringspraksis

Vi ser for oss at det er riktig å ha en egen arbeidsgruppe til å se på katalogiseringspraksis for det nye biblioteket.

  • Hva skal katalogiseringspraksis være for eksempel hva angår utgaver/pocketbøker/opplag?
  • Skal bestilling og katalogisering gjøres ved alle tre enhetene, eller skal det sentraliseres?

Målet må være at vi gjør minst mulig tilpasninger av katalogposter lokalt.

Den største utfordringen ved å slå sammen systemene er at deler av kataloger kan ramle ut og ikke bli med over i det nye systemet.

De tre bibliotekene må kontakte hver sin systemleverandør for å få pristilbud på å slette lånere som ikke har vært aktive på tre år.

Må tas stilling til:
I Bibliofil sorteres materialet under avdelinger. Dette minner om de forskjellige katalogene som eksisterer i Micromarc. Med avdelingene kan for eksempel noe skjules i brukersøk. Det må defineres hvilke avdelinger vi skal operere med.

  • Andebu har følgende kataloger: Hovedkatalog, Depotkatalog og «Alle skal få»-katalog.
  • Stokke har følgende kataloger: Hovedkatalog, Depotkatalog, Furulund (lydbøkene på Transportarbeiderbiblioteket), Fotosamlingen (de historiske fotografiene), og Kommunekunst. Artoteket ligger i hovedkatalogen.
  • Sandefjord har følgende avdelinger: Hovedbiblioteket voksen, Hovedbiblioteket barn, Hovedbiblioteket BI-samling.

Det må vurderes hvilke av disse som skal opprettholdes og blir avdelinger under nye Sandefjords katalog.

Anbefaling: Det opprettes en egen arbeidsgruppe for katalog

4.) Strekkoder og alarmsystem

Sandefjord har RFID-brikker (radiofrekvensidentifikasjon) på sitt materiell. Andebu og Stokke har ikke dette.

Sandefjord har ut- og innleveringsautomater som bruker radiobrikkene. Stokke har en automat som er «klar» til å ta i bruk RFID. Andebu har en automat som kjører på Windows XP, og som ikke er klar for RFID.

I Bibliofil brukes strekkoden til å vise hylleplassering og annen informasjon.

Anbefaling: Alle bøkene som legges inn til alle enhetene skal ha RFID. I løpet av 2017 merkes også bøkene til Andebu og Stokke med RFID.

Anbefaling: Andebu får automat som leser RFID.

5.) Purregebyr og erstatning

Det går to uker fra forfall før det purres i Sandefjord, én uke i Stokke og tre dager i Andebu. Ved venteliste på det aktuelle materialet går purring ut med en gang.

I Sandefjord sendes ikke purregebyr på SMS, bare e-post eller brev. Stokke og Andebu purrer på SMS. (Bare første purring i Stokke.)

I Stokke sjekkes det på hylla før andre purring sendes ut, og andre purring sendes alltid på brev. I Sandefjord sendes alltid purringene på samme medium. I Andebu sendes tredje purring med brev.

I Stokke og Andebu håndteres erstatningskrav manuelt, mens i Sandefjord sendes erstatningskrav via kommunen.

Må tas stilling til:
Tidsintervaller på purringer, varsler og erstatningskrav.

Anbefaling: Lånere skal kunne få all kommunikasjon på SMS hvis de ønsker det, også purringer. (Dette vil få en økonomisk konsekvens: SMS koster penger, mens e-post er gratis.)

Anbefaling: Det lages rutine for erstatningsbrev der dette går automatisk, men rutinen innebærer at enheten som «eier» mediet må kontrollere at mediet ikke er på hylla før erstatningskravet sendes.

6.) Reservering av medier

I Andebu og Sandefjord går lånerinitierte reserveringer rett til status «reservert»/»holdt av,» mens i Stokke går disse inn som en melding, som må behandles.

Ved alle tre bibliotekene går fjernlånsbestillinger inn som meldinger som må behandles manuelt.

Stokkes løsning med at lånerinitierte reserveringer behandles manuelt, lar seg ikke overføre til Bibliofil.

7.) Websøk

Det må avklares om de tre enhetene/bibliotekene skal ha et felles websøk, hvor man kan se på eksemplarvisningen hvor eksemplaret befinner seg, eller om man skal ha tre ulike websøk, hvor kun den enkelte enhetens eksemplarer vises.

Må tas stilling til:

  • Hvordan skal status på medier vises i websøket?
  • Skal medier vises på tvers av enhetene?

8.) Kurs i Bibliofil

De ansatte må kurses i Bibliofil.

Anbefaling: De ansatte på bibliotekene i Andebu og Stokke sendes til Larvik på kurs.

Anbefaling: Når Bibliofil tas i bruk, må noen fra biblioteket i Sandefjord være i Stokke og Andebu for å hjelpe til, sånn at overgangen til det nye systemet blir lettere.

9.) Kontakt med Bibliofil

Jørgen skal kontakte Bibliofil for å få informasjon om høvelig perspektiv på fusjonen av biblioteksystemer. Vi ser for oss en tidsramme der våren 2017 / tidlig sommer 2017 er realistisk.

Når dato er avtalt, må det bestilles uttrekk fra Micromarc.

Reklamer

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

w

Kobler til %s