Møte i styringsgruppa 3. juni

De første arbeidsgruppene vil snart være på plass. En av dem skal starte arbeidet mot ett felles biblioteksystem. En annen skal sikre tidlig fokus på arrangement og utarbeidelse av program.

Reklamer

Tidspunkt: Fredag 3. juni
Til stede: Jørgen Hovde, Hanne Ottoson og Hans Gjerløw
image2

Oppsummering av møtet

1.) Opprydding i låneregistrene

Styringsgruppa har bestemt at det skal gjennomføres en opprydding i låneregistrene til de tre bibliotekene for å lette overgangen til ett felles register. Dette innebærer sletting av inaktive lånere og overgang til nasjonale lånekort for dem som har lokale kort. Se eget blogginnlegg for flere detaljer.

2.) Arbeidsgrupper

De første arbeidsgruppene, som skal jobbe med konkrete områder og problemstillinger som må avklares i forbindelse med sammenslåingen, vil snart være klare. Arbeidsgruppene skal kartlegge tilstand og praksis på de tre bibliotekene/avdelingene i dag og se på hva som er likt og hva som er forskjellig. Hvilke alternativer har vi videre, når vi blir ett bibliotek? Arbeidsgruppene skal gi anbefalinger til styringsgruppa og grunngi hvorfor det ene anbefales over det andre.

Arbeidsgruppa som skal arbeide med felles biblioteksystem er nesten klar. Det blir også en arbeidsgruppe for arrangement. Flere andre arbeidsgrupper vil bli bestemt og satt sammen etter hvert.

 3.) Felles biblioteksystem

I dag leverer systemleverandøren Biblioteksystemer Bibliofil til Sandefjord, og Bibliotekenes IT-senter leverer Micromarc 3 til Andebu og Stokke. Det er avklart at en av dagens kontrakter kan overføres til den nye kommunen.

En anbudsprosess vil i denne omgang bli for tidkrevende og tung å kjøre midt oppi en sammenslåing der svært mange ting må på plass.

Sandefjord bibliotek har systemet integrert i en rekke fysiske enheter, som utlånsautomat, innleveringsautomat og besøksteller. Styringsgruppas vurdering er at det sannsynligvis vil være mest effektivt om Andebu og Stokke konverterer til Bibliofil.

Arbeidsgruppa som skal jobbe med biblioteksystem er nesten klar.

Arbeidsgruppa skal blant annet se på:

  • Hvordan brukes biblioteksystemene på avdelingene i dag?
  • I hvilken grad er systemene integrert i andre systemer? Teknisk utstyr? Automatikk?
  • Hvilke moduler er i bruk?
  • Hva må til for å konvertere til et nytt system?
  • Hva haster mest, og hva kan vente?
  • Katalogdata i forbindelse med konvertering.
  • Rydding i låneregisteret.

4.) Arbeidsgruppe for arrangement

Styringsgruppa vurderer det til at arrangement er noe vi må begynne å se på tidlig. Blant annet må det avklares hvordan program skal utvikles.

Det blir nedsatt en arbeidsgruppe for arrangement.

Arbeidsgruppa skal blant annet se på:

  • Hvordan er praksis på de ulike avdelingene i dag?
  • Hva fungerer bra på de forskjellige avdelingene?
  • Hva kan bli bedre?
  • Hvordan gjør vi det videre? For eksempel: Skal arrangement planlegges og organiseres sentralt? Skal vi ha ett felles program?
  • I hvor stor grad bør arrangement «gjenbrukes» på avdelingene? Skal avdelingene ha ulik profil og utfylle hverandre for et bredere spekter av arrangement?

5.) Bli bedre kjent!

Styringsgruppa konstaterer at det er behov for å jobbe videre for å gjøre de ansatte bedre kjent, både med hverandre og med de forskjellige avdelingene.

6.) Hva lærte vi av fellessamlingen?

Styringsgruppa tror fellessamlingen i Sandefjord fredag 13. mai gjorde at det ble større fokus blant de ansatte på at det nå blir ny kommune. Det kom fram mange viktige momenter. Se eget innlegg.

Én tanke om “Møte i styringsgruppa 3. juni”

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

Kobler til %s