Hva må på plass før 1. januar 2017?

En oppsummering av siste bolk av møtet 13. mai.
Én sammenslåing. Tre bibliotek. SÅ mange problemstillinger!

Reklamer

01 - Før samling

Her følger en oppsummering av små og store problemstillinger som ble nevnt, luftet eller diskutert i siste bolk av samlingen på Sandefjord bibliotek fredag 13. mai.

Lite er avgjort, og dette er ikke løsninger, men en samling tanker og innspill som illustrerer (men ikke gir et fullstendig bilde av) mangfoldet av problemstillinger vi må eller bør ta stilling til i månedene som kommer.

Det vil i nærmeste fremtid bli nedsatt arbeidsgrupper bestående av ansatte ved de tre bibliotekene, som skal jobbe fram forslag til konkrete løsninger på en del av disse problemstillingene.

Utgangspunktet for diskusjonen var: «Hva må være på plass til 1. januar 2017?» Punktene er derfor delt inn etter hva vi kom fram til her, og ellers er rekkefølgen nokså tilfeldig.

 

Ting vi bør tenke på så fort som mulig

1.) Opprydning i låneregistrene!

  • En grundig opprydning i låneregistrene vil gjøre veien mot et felles biblioteksystem lettere.
  • Ikke aktive lånere må slettes. Men hvor langt tilbake skal vi gå? Sletter vi en bruker hvis han/hun ikke har vært aktiv på fem år? Eller kanskje bare to? Det verste som skjer, er at vi må registrere på nytt…
  • Skal all gammel gjeld ettergis?
  • Skal alle lånere over på nasjonalt lånekort?
  • Andebu bibliotek deler låneregister med skolen. Skal det fortsette?

2.) Hvordan løser vi informasjonsflyten mellom de tre bibliotekene nå under prosessen?

  • Alle må føle at de er med på dette, og at beslutningene ikke tas over hodet på en.

3.) Hvordan skal vi alle bli enda bedre kjent?

  • «Bli kjent-grupper» og sosiale arrangement?
  • Alle bør ha vært på alle tre bibliotekene. Hva med en runde med buss?

 

Må på plass før 1. januar

4.) Hvordan skal åpningstidene være?

  • Hvor snart vil brukerne våre se konsekvensen av frigitte ressurser som følge av sammenslåingen? Utvidede åpningstider alt fra 1. januar vil være en positiv endring som virkelig synes!
  • Blir de nye servicekontorene i Andebu og Stokke lagt til biblioteket? Hva vil dette i så fall ha å si for åpningstidene?
  • Skal åpningstidene i Andebu og Stokke koordineres slik at avdelingene har stengt på ulike tidspunkt? Det er ikke store avstander i Vestfold – men i hvor grad vil folk bruke andre bibliotek enn det de føler seg hjemme på?

5.) Hvordan skal våre felles låneregler være?

  • Låneregler, lånetider, purrerutiner, håndtering av gebyr og erstatningskrav – dette er noe som absolutt må være på plass til 1. januar 2017.
  • Til tross for en viss samkjøring mellom Vestfoldbibliotekene over flere år, regner vi med det er en del ulike praksiser.
  • Skal det være rom for lokale tilpasninger eller ikke?

6.) Hvilke rutiner skal gjelde for innkjøp?

  • Skal alt skje sentralt? Skal noe skje lokalt? Og hvor mye?
  • Preferansene er ulike: Noen vil bruke minst mulig tid på innkjøp, mens andre vil velge alt selv.
  • Skal vi ha felles innkjøpsmøter med representanter fra alle de tre enhetene?
  • Hva medfører det for bok- og medievalg at vi blir tre avdelinger? Hvordan kan vi utnytte dette? Hvordan må vi tenke annerledes?

 7.) Hva skal enhetene hete? Hva skal de benevnes som?

  • Bibliotekene i gamle Andebu og Stokke kommuner skal være «avdelinger», ikke «filialer».
  • Men hva skal enhetene formelt hete?
  • Medfører sammenslåingen nødvendigvis at man må forkaste de innarbeidede navnene folk bruker i dag?
  • Kanskje bør man holde på de godt innarbeidede merkenavnene og ikke begynne å tulle med det som fungerer?
  • Det foreligger utkast til ny felles nettside for Vestfoldbibliotekene. Hvordan skal bibliotekene i nye Sandefjord presenteres her? Skal hver enhet ha sin side, eller skal alle være samlet på den samme?

8.) Hva gjør vi med arrangement?

  • Hva og hvor mye skal koordineres sentralt?
  • Skal det være full samkjøring av arrangement på de tre avdelingene, med felles planleggingsprosess og felles program?
  • Arrangement som fungerer på ett bibliotek, kan «gjenbrukes» på flere avdelinger.
  • Skal vi lage en felles brosjyre med arrangement på de tre avdelingene til 1. januar 2017? I så fall er dette noe vi begynne å se på relativt snart.

9.) Hvilke rutiner for informasjonsflyt mellom de tre avdelingene skal gjelde etter 1. januar 2017?

 

Kan vente til etter 1. januar 2017?

10.) Hvor raskt må vi egentlig ha et felles biblioteksystem?

  • Dette er ikke noe vi MÅ ha på plass til 1. januar 2017.
  • Men: I lengden SKAL vi ha felles biblioteksystem, blant annet for å gjøre det enklere å vikariere «på tvers». Spørsmålet er bare NÅR.
  • Noen må bytte system – men hvem? Det blir en stor jobb å konvertere!
  • I en overgangsperiode vil det mest sannsynlig bli ekstrakostnader med lisenser, men vi tør ikke si opp for tidlig. Vi kan ikke risikere å bli stående uten system.
  • Noen må se på hvilke muligheter ulike system gir.
  • Vi må også se på kostnadene. Det er imidlertid avklart at dette ikke er å regne som en nyanskaffelse, og at det derfor ikke er påkrevd med anbudsrunde. Det forenkler en del.

11.) Skal vi ta i bruk en form for «uniform» eller profilklær?

  • Det er svært delte meninger om dette – selv om alle later til å se fordelen med at brukerne umiddelbart kan gjenkjenne hvem som jobber på biblioteket.
  • Det trenger ikke være så mye – bare et lite blikkfang er nok. Nye navneskilt?
  • Dette er ikke noe vi MÅ ha på plass til 1. januar. Men kanskje er det er vi KAN ha på plass til da?

12.) Hvordan og i hvilken grad skal vi benytte oss av felles profilmateriale?

13.) I hvilken grad skal vi koordinere merking av bøker?

  • Her er det sannsynligvis svært ulike praksiser på de ulike bibliotekene.
  • Men har det noe å si? Det vil avhenge av hvor stasjonære samlingene skal være.
  • Men hvilke følger for merking får det hvis katalogiseringsjobben sentraliseres?

14.) Skal katalogisering sentraliseres?

 15.) Blir det økt behov for transport mellom bibliotekene?

  • Man kan tenke seg utvidet transportordning mellom de tre avdelingene, hvis behov.
  • For persontransport er det en fordel at det går tog mellom Sandefjord og Stokke. Andebu er i så måte en større utfordring.

16.) I hvor stor grad skal vi vikariere «på tvers»?

  • Hvor fleksibel og flytende skal tilhørigheten til avdelingene være?
  • Man kan regne med å bli brukt som vikar på en annen avdeling en dag eller tre av gangen, kanskje en uke. Men samtidig skal det ikke bli for flytende – man skal alltid vite hvor man skal på jobb, og man skal kjenne seg hjemme på ett bibliotek, i dets lokaler og med dets brukere.
  • Skal man ivareta nærheten til brukerne, kan de ikke møte nye mennesker hele tiden.

 17.) Hvordan utnytter vi mediesamlingen best mulig?

 18.) Hvordan skal vi håndtere lokalsamlingene?

  • Blir det naturlig å tenke annerledes rundt lokalsamlingene etter sammenslåingen?

3 kommentarer om “Hva må på plass før 1. januar 2017?”

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

Kobler til %s