Svar på innsendte spørsmål

Tidligere i høst oppfordret vi bloggens lesere til å sende inn spørsmål om sammenslåingsprosessen mellom bibliotekene i nye Sandefjord. Her kommer spørsmålene vi fikk inn – sammen med svarene.

pic.com

 

Vurderte dere å fortsette med 3 separate kataloger, dvs ikke slå sammen katalogene? Hvilke fordeler og ulemper så dere?

Svar:
Før sammenslåingen brukte bibliotekene i Andebu og Stokke Mikromarc, mens Sandefjord hadde Bibliofil. Det første vi måtte ta stiling til var derfor om vi skulle få alle bibliotekenhetene i nye Sandefjord kommune over på samme system. Dette ble besluttet av praktiske hensyn, i tillegg til at det viste seg å gi klar økonomisk gevinst.

Videre ble det også besluttet å slå sammen katalogene. Dette følger naturlig av den overordnede helhetstanken om at Sandefjordbibliotekene skal være ETT bibliotek, men har også viktige praktiske følger. Vi jobber for å få mest mulig ut av de ressursene vi har til rådighet, og dette innebærer å samle oppgaver så ikke flere sitter og gjør det samme flere steder. Vi har som mål at mottak, katalogisering og klargjøring av materiell for alle enhetene skal sentraliseres til Sandefjord fra nyttår. Da er det en forutsetning at vi kjører felles katalog.

Felles katalog muliggjør større flyt i samlingen og gjør det mer naturlig å låne ut på tvers av enhetene. Felles katalog vil også åpne for mer helhetlig samlingsutvikling, der man i større grad ser hele kommunen under ett.

Den eneste åpenbare ulempen vi kan se, er at prosessen er økonomisk og tidsmessig ressurskrevende. Overgangen til nytt system (for Andebu og Stokke) og felles katalog vil kreve opplæring, tilvenning og endringsvillige ansatte, før alt er på plass og fungerer knirkefritt. Når vi bare er kommet dit, ser vi ikke annet enn fordeler.

Continue reading «Svar på innsendte spørsmål»

Advertisements

Oppsummering systemgruppa

Arbeidsgruppe
Jørgen Hovde (Andebu)
Veslemøy Grinde (Sandefjord)
Wenche Roald Naas (Stokke)

Oppgave
Kartlegge praksis på de tre bibliotekene. Utrede problemstillinger og tidsperspektiv knyttet til overgang til Bibliofil. Samkjøring av katalogdata, rydding av låneregistrene. Vurdere utlånsautomatikk på enhetene.

image2

Arbeid

Systemgruppa startet arbeidet i august 2016 og har hatt flere møter for å kartlegge situasjonen på enhetene og vurdere ulike problemstillinger knyttet til system og IT.

Gruppa jobbet under klare føringer, siden styringsgruppa allerede hadde vedtatt at Bibliofil skulle være felles system for bibliotekene i nye Sandefjord. Gruppa hadde tidlig møte med utvikleren Bibliotek-Systemer.

Anbefalinger

Systemgruppa har jobbet praktisk og til dels svært detaljorientert med en rekke små og store problemstillinger knyttet til system og IT, og en rekke av gruppas anbefalinger og føringer knyttet til ulike rutiner er fortløpende blitt tatt til følge på enhetene. Det har hele tiden vært overordnet å implementere helhetlige løsninger og å samkjøre enhetene.

Gruppa har i stor grad jobbet med å finne ut hvordan bibliotekene i praksis skal implementere løsninger vedtatt av lederteamet.

Gruppa har utarbeidet oversikt over hva Sandefjordbibliotekene skal ha av rutiner og begynt å jobbe mot dem. Framover må det prioriteres å sette klare rammer slik at vi får felles rutiner på plass.

Å slå sammen biblioteksystemene er en måte å tilrettelegge for at andre rutiner og arbeidsoppgaver kan løses på nye måter, for eksempel felles innkjøp og samling av arbeidsoppgaver knyttet til katalogisering av bøker. Continue reading «Oppsummering systemgruppa»

Oppsummering «bli kjent-gruppa»

Arbeidsgruppe
Hanne Møyland (Andebu)
Chantal Søgaard (Sandefjord), senere byttet med Heidi Haraldsen
Hanne Ottoson (Stokke), senere byttet med Hilde Anvik

Oppgave
«Arrangere ‘bli kjent-dag’ og legge til rette for at de ansatte på bibliotekene i nye Sandefjord blir kjent med hverandre og på de tre bibliotekenhetene».

_dsc0383

Arbeid

Arbeidsgruppen har møttes og planlagt to bli-kjent-turer, en før sammenslåingen og en etter.

Den første turen ble arrangert 14. oktober 2016 og hadde som mål å få noen «hoder» på navnene til nye kollegaer + fysisk få se hverandres arbeidsplasser. Den gikk derfor med buss på rundtur fra Sandefjord bibliotek til Andebu og ble avsluttet i Stokke.

Tur to ble en felles studietur til FUBIAK, et spennende nytt bibliotekprosjekt i Oslo, og gikk av stabelen 2. juni 2017. Her ble det god tid både til å prate med kollegaene og hente inspirasjon fra et meråpent bibliotek.

Erfaringer

Brosjyren som ble laget i starten av sammenslåingsprosessen, er et godt hjelpemiddel – navn + foto av alle ansatte ble en fin støtte for hukommelsen.

Felles turer med oppfordring om å snakke med andre enn de du snakker mest med til daglig, er fruktbart og senker terskelen for å ta kontakt.

Det er både lærerikt og nyttig å se hvor og hvordan nye kollegaer jobber.

Vi skulle gjerne arrangert flere felles samlinger/aktiviteter, men i praksis var det vanskelig i en bibliotekhverdag med lange arbeidsdager og vakter som måtte passes.

Effekter

Via bli-kjent-gruppa har vi lært mer om hvem våre nye kollegaer er og hva den enkelte jobber med. Dette bidrar til økt kunnskap og respekt både om felles arbeidsoppgaver og om ulikheter – vi har ett stort og to mindre bibliotek i systemet vårt og har fått større forståelse for de forskjellige kulturene som eksisterer.

Fremtidige effekter og videre arbeid

Det er ikke planlagt flere aktiviteter, men det utelukkes ikke at det kan bli fler. En annen måte å bli kjent på, er å hospitere hos hverandre – dette bør vurderes. Jo bedre vi kjenner de tre arbeidsplassene, jo mer sannsynlig er det at personale kan brukes på tvers av bibliotekene – enten det gjelder å dekke opp ved sykefravær, ferie eller kursdeltakelse.

Oppsummering arrangementsgruppa

Arbeidsgruppe
Hanne Ottoson (Stokke)
Beatrice Tessmer (Sandefjord)
Kirsten Muhle (Sandefjord)
Jørgen Hovde (Andebu)

Oppgave
Kartlegge tidligere praksis for arrangementer på de tre enhetene og finne gode rutiner og løsninger for fremtidig arbeid på området.

Blåbær

Arbeid

Arrangementsgruppa startet arbeidet tidlig i september 2016 og var tidlig ute med å se arrangementer som et område med gode muligheter for samordning mellom de tre bibliotekene.

Det er blitt gjennomført flere møter for å kartlegge hvordan man jobbet med arrangementer på de forskjellige bibliotekene.

I tillegg til møtene har gruppa kommunisert på e-post. Gruppa har hatt idédugnader, jobbet med å konkretisere problemstillingene Sandefjordbibliotekene står overfor – og har prøvd og feilet litt.

Anbefalinger

Permanent arrangementsgruppe
Det opprettes en arrangementsgruppe bestående av representanter fra alle bibliotekenhetene. To medlemmer, som har definert arbeidsoppgaver med arrangementer fra Sandefjord, utgjør et arbeidsutvalg.

Arrangementsgruppa skal ha faste møter en gang i måneden.

Kartlegging av samarbeidsmuligheter
Arrangementsgruppa får i oppdrag å kartlegge mulighetene for mer samarbeid med frivillige personer, lag og foreninger for å støtte opp om arrangementsvirksomheten til seksjonen.

Felles booking
Arrangementsgruppa anbefaler felles booking av arrangementer. Det skal være klare rutiner og rammer for arbeidet, og arrangementer bookes inn til faste dager med tidspunkter det er avklart at det er kapasitet.

Arrangementsgruppa ved Beatrice og Kirsten får full myndighet til å booke arrangementer for alle enhetene, men det må være jevnlig dialog om aktiviteten i Andebu og Stokke. Deretter sendes e-post med info om det kommende arrangementet. Det blir opp til den enkelte enhet å rigge til arrangementet. Continue reading «Oppsummering arrangementsgruppa»

Oppsummering mediegruppa

Arbeidsgruppe:
Anette Østad (Sandefjord)
Hanne Ottoson (Stokke)
Jørgen Hovde (Andebu)

Oppgaver:
Se på de fysiske forholdene rundt innkjøp og mottak av medier. Kartlegge praksis og komme med anbefalinger om fremtidig praksis.

Merkelapper

Arbeid

Arbeidsgruppa ble nedsatt høsten 2016 og har siden hatt flere møter for å kartlegge gammel og utarbeide ny praksis for innkjøp, mottak og katalogisering av materiell. Våren 2017 reiste gruppa på studietur til Trondheim.

Anbefalinger

Medievalg
Andebu og Stokke har medievalgspakker for både barn og voksne. Det må vurderes om det er hensiktsmessig med medievalg i Sandefjord også. Noe av budsjettet for alle enhetene skjermes til individuelle kjøp.

Katalogisering og mottak av bøker
Rutinene med katalogisering og registrering av bøker flyttes til Sandefjord. Både katalogisering og klargjøring utføres av samme person og i samme prosess.

Det opprettes et team som håndterer disse oppgavene. Personalressurs fra både Stokke og Andebu deltar i arbeidet med katalogisering og registrering av bøker.

I løpet av høsten må en gruppe, satt sammen av ansatte som jobber med mottak og katalogisering på alle enhetene, ta en rundtur og kartlegge praksis for fysisk merking og hylleorganisering på bibliotekene. De må deretter legge frem en anbefaling for helhetlig merking.

På sikt må arealer tilrettelegges så logistikken for både katalogisering og mottak av bøker gjøres på en effektiv måte.

Fagbøker barn og ungdomsbøker til Stokke katalogiseres og klargjøres i Stokke. Continue reading «Oppsummering mediegruppa»

Møte i mediegruppa 25. august

Tidspunkt: Fredag 25. august 2017
Sted: Sandefjord bibliotek
Til stede: Anette Østad, Hanne Ottoson og Jørgen Hovde

12248007_979530692108757_700403433446783459_o

 

Anbefalinger/vedtak
Mottak, katalogisering og innkjøp

Etter grundig diskusjon ser vi følgende løsninger som gode og ressursutnyttende alternativer til dagens praksis:

Katalogisering og mottak av bøker

Rutinene med katalogisering og registrering av bøker flyttes til Sandefjord. Både katalogisering og klargjøring utføres av samme person og i samme prosess.

Det opprettes et team som håndterer disse oppgavene. Personalressurs fra både Stokke og Andebu deltar i arbeidet med katalogisering og registrering av bøker.

Innkjøp

Innkjøpet sentraliseres.

To personer blir innkjøpsansvarlig for voksenlitteratur. To personer blir innkjøpsansvarlig for barnelitteratur. Utvelgelse av litteratur og innkjøp gjøres samtidig. Dette inkluderer også lydbøker.

Ute i bibliotekene skal man ikke bedrive innkjøp, men det må være en klar retningslinje at ønsker fra publikum kjøpes inn.

Innkjøp av film legges til en person som har kompetanse innenfor film, for alle tre bibliotek.

Ikke diskutert: Tidsskrifter

Oppsummering markedsføringsgruppa

Arbeidsgruppe:
Wenche Roald Naas (Stokke)
Kirsten Muhle (Sandefjord)
Thomas Overvik (Andebu)

Oppdrag:
Kartlegge tidligere praksis for markedsføring på de tre enhetene og finne gode rutiner og løsninger for fremtidig arbeid på området.

Hus

Arbeid

Markedsføringsgruppa ble nedsatt relativt sent i prosessen og etter at arrangementsgruppa allerede hadde sett på en del spørsmål tilknyttet området. Blant annet ble avgjørelse om felles programhefte tatt av arrangementsgruppa.

Markedsføringsgruppa har møttes to ganger etter at den ble nedsatt våren 2017, 17. mars og 29. august. Oppsummeringen ble skrevet i forbindelse med det siste møtet.

I tillegg har vi hatt noe kontakt med hverandre i forbindelse med konkrete markedsføringsoppgaver.

Anbefalinger

1 – Samling av oppgaver
Markedsføringsgruppa anbefaler at alt markedsføringsarbeid samles og utføres av én markedsføringsansvarlig eller -gruppe. Dette forutsetter imidlertid at det frigjøres/opprettes en dedikert stilling som har ansvar for og kapasitet til å utføre jobben helt på tvers av enhetene.

Eventuelt må markedsføringsarbeid gjennomføres som i dag, med selvstendig ansvar for markedsføring på hver enkelt enhet, men med mål om mer samkjøring og kommunikasjon mellom de ansvarlige.

2 – Facebook
Markedsføringsgruppa finner det mest hensikstmessig at enhetene beholder hver sin Facebook-side og ansvaret for å oppdatere disse, siden Facebook-sidene i stor grad er rettet mot brukere i den enkelte enhetens nærmiljø.

Felles profil gjennom bannere merket «Sandefjordbibliotekene» er likevel en mulighet.

Hvis markedsføringsansvar samles under én ansatt eller gruppe, vil det være naturlig at vedkommende oppdaterer alle enhetenes sider med kommende arrangementer.

Arrangementer bør opprettes på Facebook i god tid før de skal gjennomføres. Continue reading «Oppsummering markedsføringsgruppa»