Hvordan 1+1+1 = mer enn 3

Stempel og kort

Om prosjektet

Prosjektet «Hvordan 1+1+1 = mer enn 3» ble satt i gang våren 2016 for å hjelpe og forsterke prosessen med sammenslåing mellom bibliotekene i Sandefjord, Stokke og Andebu kommuner, som gikk sammen og dannet nye Sandefjord kommune fra 1. januar 2017. Målet med prosjektet var å identifisere og dokumentere problemstillinger, samt diskutere mulige løsninger ut fra et overordnet mål om å se mulighetene i sammenslåingen og hente ut gevinster for å ivareta og styrke bibliotekets rolle som lokal kulturutvikler. Nye Sandefjord kommune var den første som ble dannet som følge av kommunereformen. Erfaringene fra prosjektet er derfor blitt samlet i en erfaringsbank i form av en blogg, som kan benyttes av andre bibliotek i kommuner som slås sammen. Prosjektet ble avsluttet i oktober 2017.

Les mer:
Prosjektbeskrivelse
Sluttrapport
Kort oppsummering
Reportasje om sammenslåingen og prosjektet, februar 2017
FAQ
Tidslinje
Bibliotekene i tall

Arbeid

Før sammenslåingen trådte i kraft, ble arbeidet med sammenslåingen ledet av en styringsgruppe bestående av de tre biblioteksjefene i kommunene. Etter sammenslåingen har arbeidet blitt videreført av ledergruppa, som består av enhetslederne og seksjonssjef bibliotek.

Les referater fra styringsgruppas møter

De ansatte ble først involvert gjennom en felles samling på Sandefjord bibliotek i mai 2016.

Les reportasje fra samlingen
Les referat av plenumsdiskusjonen på samlingen

Videre ble det nedsatt arbeidsgrupper med én representant fra hvert bibliotek, som har jobbet innenfor konkrete arbeidsområder. Deres oppgaver har vært å kartlegge praksis og rutiner og å legge fram konkrete løsninger på problemstillinger. Møtereferatene og oppsummeringene med tilhørende anbefalinger er samlet på bloggen.

Les mer:
Bli kjent-gruppa:    Oppsummering    Referater
Systemgruppa:    Oppsummering    Referater
Arrangementsgruppa:    Oppsummering    Referater
Mediegruppa:    Oppsummering    Referater
Formidlingsgruppa:     Oppsummering    Referater
Markedsføringsgruppa:    Oppsummering    Referater

Styringsgruppa besluttet tidlig at bibliotekene i Stokke og Andebu skulle skifte system fra Mikromarc til Bibliofil, som brukes på Sandefjord bibliotek.

Les reportasje og oppsummering fra systemgruppas møte med Bibliotek-Systemer

Sosialt

Bli kjent-gruppa arrangerte to felles utflukter for å inspirere og gjøre de ansatte kjent med hverandre og enhetenes lokaler.

Les reportasje fra rundtur på bibliotekene i oktober 2016
Les reportasje fra tur til FUBIAK i juni 2017

Servicetorg

I forhandlingsutvalgets utredning av 19. desember 2014 ble det varslet at servicetorgene i den nye kommunen trolig ville plasseres sammen med bibliotekene. Servicetorget i Andebu ble samlokalisert med biblioteket 23. mai 2017. Servicetorget i Stokke åpnet 16. august 2017.

Les mer:
Reportasje og intervju med prosjektleder Lars Petter Kjær
Reportasje fra før åpningen i Andebu
Reportasje fra åpningen i Andebu
Reportasje fra åpningen i Stokke

Intervjuer

En rekke ledere og nøkkelpersoner, ansatte og brukere er blitt intervjuet om sammenslåingen av sasbib-bloggen. Les intervjuene her:

Jørgen Hovde, sjef/leder i Andebu, tanker før sammsenslåingen
Hanne Ottoson, sjef/leder i Stokke, tanker før sammenslåingen
Hans Gjerløw, sjef/leder i Sandefjord, tanker før sammenslåingen
Siri Fristad Mathisen, kommunalsjef kultur, friluftsliv og by- og stedsutvikling
Anette Østad, ny enhetsleder i Sandefjord
Bjarne Sætre, seksjonsleder bibliotek
Bjarne Sommerstad, leder for det politiske kulturutvalget
Unni Minsås og Vigdis Gjelstad, Vestfold fylkesbibliotek

Ansatte på Sandefjord bibliotek
Ansatte på Stokke bibliotek
Ansatte på Andebu bibliotek
Brukere på Andebu bibliotek

Spørreundersøkelse

Høsten 2017 ble de ansatte på Sandefjordbibliotekene invitert til å delta i en spørreundersøkelse om sammenslåingen.

Gjennomgang av svarene
Rådata
Ledernes kommentarer

Reklamer

Lederrefleksjoner

Ledergruppas kommentar til spørreundersøkelsen

Klikk her for en oppsummering av svarene på undersøkelsen
Klikk her for svarene i råform

Hus

  •  Svarprosenten var lav, 9 av 24 – betyr det at mange har vært uvillige til å gi tilbakemeldinger, eller skyldes det manglende interesse for hele prosjektet?
  • Som ledere må vi ta selvkritikk på at så få gir uttrykk for å ha blitt tatt ordentlig med i prosessen – her er det et klart forbedringspotensiale vi må jobbe aktivt med
  • Vi har ikke lykkes i å lage gode felles arenaer for informasjon og meningsutveksling for alle. Bloggen har vært et godt redskap, men har ikke kunnet erstatte fysiske fora
  • Arbeidsgruppene fanget opp involvering fra færre enn vi hadde trodd og håpet. Det burde vært klarere rammer for arbeidet utenfor gruppene, som mer diskusjon rundt hvert gruppetema.
  • Frustrasjon over økonomiske begrensninger og ansettelsesstopp midt i 1. år av sammenslåingen, har preget alle. Som ledere har vi vært forpliktet til å videreformidle informasjon om politiske vedtak som har hatt negativ innvirkning både på holdninger og tidligere positive innstillinger. Disse signalene har bidratt til mer oppgitthet enn nødvendig rundt endrede oppgaver og rutiner
  • I ettertid ser vi at prosjektet burde vært bedre forankret på alle ledernivåer, spesielt i enhet Sandefjord der ledere ble skiftet ut, fikk endrede ansvarsområder og roller.
  • Det er betenkelig at så få har god tro på et potensiale for bedre + felles utnyttelse av ressursene framover – her får vi håpe at praksis kan motbevise skepsisen

Konklusjon:
Vi har ikke lykkes i å involvere alle ansatte i prosessen, mange er fortsatt skeptiske og særlig presset om økonomisk innsparing helt fra starten av sammenslåingen, har blitt oppfattet svært negativt. Likevel gis det en del positive tilbakemeldinger som viser at troen på at det skal komme noe godt ut av sammenslåingen, fortsatt er tilstede. Ting tar tid, dette må vi alle forholde oss til, selv om vi er utålmodige etter å se resultater!

Spørreundersøkelse

En oppsummering

Invitasjoner til spørreundersøkelsen om prosjektet «Hvordan 1+1+1 = mer enn 3» ble sendt ut til 24 ansatte på Sandefjordbibliotekene 28. august 2017. Ansatte i sykmelding eller permisjon var inkludert, mens lederne ikke ble invitert til å delta. Hensikten var å innhente de ansattes synspunkter og erfaringer i forbindelse med sammenslåingen og prosjektet. Undersøkelsen er anonym, og det er ikke blitt lagret informasjon om person eller tilhørighet til enhet.

_DSC0135

Svarfristen var satt til er 15. september, og vi fikk inn totalt ni svar i løpet av perioden. Det ble sendt ut én påminnelse noen dager før fristen gikk ut. De fleste respondentene har svart på alle spørsmålene, bortsett fra det siste, åpne feltet, som ble benyttet av bare to. Fortsett å lese «Spørreundersøkelse»

Oppsummering formidlingsgruppa

Arbeidsgruppe:
Hilde Marie Anvik (Stokke)
Hege Marie Strand (Andebu)
Inger Sofie Frog Austnes (Sandefjord)

Oppdrag:
Kartlegge tidligere arbeid med formidling av litteratur til barn og unge på de tre enhetene, og å finne måter vi kan samarbeide på videre fremover.

Bla barnebok

Arbeid

Gruppa har hatt tre møter. Høsten 2017 ble Hege Marie Strand sykmeldt, og oppsummeringsmøtet ble foretatt av Hilde Marie Anvik og Inger Sofie Frog Austnes.

Anbefalinger

  • Den Kulturelle skolesekken (DKS) – likt tilbud til barn og unge i kommunen.
  • Det er viktig at det foregår formidlingsaktiviteter ved alle tre enheter, da barna søker til sitt nærmeste bibliotek og ikke skal være nødt til å reise langt.
  • Felles møter, også etter at prosjektet er avsluttet.
  • Lage idébank som alle kan benytte i formidlingsarbeidet.
  • Ha et felles nettbasert forum for innspill, inspirasjon og kontakt i arbeidet vårt.
  • Akseptere at tilbudet er noe ulikt, da vi er forskjellige enheter og løser oppgavene på ulikt vis.

Fortsett å lese «Oppsummering formidlingsgruppa»

Svar på innsendte spørsmål

Klikk her for en kjapp gjennomgang av sammenslåingsprosessen og arbeidet i prosjektet «Hvordan 1+1+1 = mer enn 3».

Tidligere i høst oppfordret vi bloggens lesere til å sende inn spørsmål om sammenslåingsprosessen mellom bibliotekene i nye Sandefjord. Her kommer spørsmålene vi fikk inn – sammen med svarene.

pic.com

Vurderte dere å fortsette med 3 separate kataloger, dvs ikke slå sammen katalogene? Hvilke fordeler og ulemper så dere?

Svar:
Før sammenslåingen brukte bibliotekene i Andebu og Stokke Mikromarc, mens Sandefjord hadde Bibliofil. Det første vi måtte ta stiling til var derfor om vi skulle få alle bibliotekenhetene i nye Sandefjord kommune over på samme system. Dette ble besluttet av praktiske hensyn, i tillegg til at det viste seg å gi klar økonomisk gevinst.

Videre ble det også besluttet å slå sammen katalogene. Dette følger naturlig av den overordnede helhetstanken om at Sandefjordbibliotekene skal være ETT bibliotek, men har også viktige praktiske følger. Vi jobber for å få mest mulig ut av de ressursene vi har til rådighet, og dette innebærer å samle oppgaver så ikke flere sitter og gjør det samme flere steder. Vi har som mål at mottak, katalogisering og klargjøring av materiell for alle enhetene skal sentraliseres til Sandefjord fra nyttår. Da er det en forutsetning at vi kjører felles katalog.

Felles katalog muliggjør større flyt i samlingen og gjør det mer naturlig å låne ut på tvers av enhetene. Felles katalog vil også åpne for mer helhetlig samlingsutvikling, der man i større grad ser hele kommunen under ett.

Den eneste åpenbare ulempen vi kan se, er at prosessen er økonomisk og tidsmessig ressurskrevende. Overgangen til nytt system (for Andebu og Stokke) og felles katalog vil kreve opplæring, tilvenning og endringsvillige ansatte, før alt er på plass og fungerer knirkefritt. Når vi bare er kommet dit, ser vi ikke annet enn fordeler.

Fortsett å lese «Svar på innsendte spørsmål»

Oppsummering systemgruppa

Arbeidsgruppe
Jørgen Hovde (Andebu)
Veslemøy Grinde (Sandefjord)
Wenche Roald Naas (Stokke)

Oppgave
Kartlegge praksis på de tre bibliotekene. Utrede problemstillinger og tidsperspektiv knyttet til overgang til Bibliofil. Samkjøring av katalogdata, rydding av låneregistrene. Vurdere utlånsautomatikk på enhetene.

image2

Arbeid

Systemgruppa startet arbeidet i august 2016 og har hatt flere møter for å kartlegge situasjonen på enhetene og vurdere ulike problemstillinger knyttet til system og IT.

Gruppa jobbet under klare føringer, siden styringsgruppa allerede hadde vedtatt at Bibliofil skulle være felles system for bibliotekene i nye Sandefjord. Gruppa hadde tidlig møte med utvikleren Bibliotek-Systemer.

Anbefalinger

Systemgruppa har jobbet praktisk og til dels svært detaljorientert med en rekke små og store problemstillinger knyttet til system og IT, og en rekke av gruppas anbefalinger og føringer knyttet til ulike rutiner er fortløpende blitt tatt til følge på enhetene. Det har hele tiden vært overordnet å implementere helhetlige løsninger og å samkjøre enhetene.

Gruppa har i stor grad jobbet med å finne ut hvordan bibliotekene i praksis skal implementere løsninger vedtatt av lederteamet.

Gruppa har utarbeidet oversikt over hva Sandefjordbibliotekene skal ha av rutiner og begynt å jobbe mot dem. Framover må det prioriteres å sette klare rammer slik at vi får felles rutiner på plass.

Å slå sammen biblioteksystemene er en måte å tilrettelegge for at andre rutiner og arbeidsoppgaver kan løses på nye måter, for eksempel felles innkjøp og samling av arbeidsoppgaver knyttet til katalogisering av bøker. Fortsett å lese «Oppsummering systemgruppa»

Oppsummering «bli kjent-gruppa»

Arbeidsgruppe
Hanne Møyland (Andebu)
Chantal Søgaard (Sandefjord), senere byttet med Heidi Haraldsen
Hanne Ottoson (Stokke), senere byttet med Hilde Anvik

Oppgave
«Arrangere ‘bli kjent-dag’ og legge til rette for at de ansatte på bibliotekene i nye Sandefjord blir kjent med hverandre og på de tre bibliotekenhetene».

_dsc0383

Arbeid

Arbeidsgruppen har møttes og planlagt to bli-kjent-turer, en før sammenslåingen og en etter.

Den første turen ble arrangert 14. oktober 2016 og hadde som mål å få noen «hoder» på navnene til nye kollegaer + fysisk få se hverandres arbeidsplasser. Den gikk derfor med buss på rundtur fra Sandefjord bibliotek til Andebu og ble avsluttet i Stokke.

Tur to ble en felles studietur til FUBIAK, et spennende nytt bibliotekprosjekt i Oslo, og gikk av stabelen 2. juni 2017. Her ble det god tid både til å prate med kollegaene og hente inspirasjon fra et meråpent bibliotek.

Erfaringer

Brosjyren som ble laget i starten av sammenslåingsprosessen, er et godt hjelpemiddel – navn + foto av alle ansatte ble en fin støtte for hukommelsen.

Felles turer med oppfordring om å snakke med andre enn de du snakker mest med til daglig, er fruktbart og senker terskelen for å ta kontakt.

Det er både lærerikt og nyttig å se hvor og hvordan nye kollegaer jobber.

Vi skulle gjerne arrangert flere felles samlinger/aktiviteter, men i praksis var det vanskelig i en bibliotekhverdag med lange arbeidsdager og vakter som måtte passes.

Effekter

Via bli-kjent-gruppa har vi lært mer om hvem våre nye kollegaer er og hva den enkelte jobber med. Dette bidrar til økt kunnskap og respekt både om felles arbeidsoppgaver og om ulikheter – vi har ett stort og to mindre bibliotek i systemet vårt og har fått større forståelse for de forskjellige kulturene som eksisterer.

Fremtidige effekter og videre arbeid

Det er ikke planlagt flere aktiviteter, men det utelukkes ikke at det kan bli fler. En annen måte å bli kjent på, er å hospitere hos hverandre – dette bør vurderes. Jo bedre vi kjenner de tre arbeidsplassene, jo mer sannsynlig er det at personale kan brukes på tvers av bibliotekene – enten det gjelder å dekke opp ved sykefravær, ferie eller kursdeltakelse.